Fragen und Antworten für Beschäftigte

Am 1. August 2020 hat die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, umgestellt. Ziel ist es unter anderem, das soziale Leben im Arbeitskontext auf dem Campus wieder zu ermöglichen und mehr Normalität unter Corona-Bedingungen zu schaffen. Die Regeln gelten voraussichtlich bis zum Ende des Wintersemesters, also bis 31. März 2021 – soweit es die epidemiologische Entwicklung und die Vorgaben durch die Politik zulassen. Wichtige Fragen und Antworten werden hier gesammelt. Detailregelungen, Informationen und Formulare werden darüber hinaus im Serviceportal bereitgestellt.

Wie läuft der Betrieb unter Covid-19-Bedingungen konkret ab?

Arbeiten

Alle Beschäftigten können seit dem 1. August 2020 mobile und Vorort-Arbeit kombinieren. Dazu sollen im Rahmen von Personaleinsatzkonzepten mindestens 50 Prozent der Arbeitsleistung im Rahmen der gegebenen organisatorischen, räumlichen und sozialen Möglichkeiten vor Ort erbracht werden.

Veranstaltungen

Für Veranstaltungen aller Art gilt, dass maximal 50 Personen in einem Raum zugelassen sind. Im Serviceportal gibt es dazu ein detailliertes Merkblatt. Auch Laborpraktika und andere Praxisveranstaltungen können mit bis zu 50 Teilnehmern durchgeführt werden, ebenso sportpraktische Übungen inklusive Hochschulsport. Veranstaltungen, für die es keine zwingende dienstliche Notwendigkeit gibt (Feste, Chor- und Theaterproben) sind weiterhin nicht möglich.

Prüfungen

Klausuren sind in Hörsälen mit fester Bestuhlung unter Beachtung besonderer Rückverfolgbarkeitsregeln (mit Sitzplatzregistrierung) wieder möglich. Für Prüfungen jeglicher Art (einschließlich Promotions- und Habilitationsprüfungen) liegt im Serviceportal eine Handreichung bereit.

Universitätsbibliothek

Die Universitätsbibliothek erweitert ihr Angebot als Lernort , um mehr Plätze für Studierende, die Hausarbeiten oder Abschlussarbeiten schreiben, zur Verfügung zu stellen .

Dienstreisen und Exkursionen

Dienstreisen im Inland sind wieder möglich. Dienst- und Forschungsreisen ins Ausland können bei dringender Notwendigkeit unter Beachtung der länderspezifischen Reisewarnungen der Bundesregierung und besonderer Regelungen genehmigt werden. Auch Exkursionen im Inland sind wieder möglich.

Die wichtigsten Regeln zur Zusammenarbeit

  • Abstand halten! Mindestens 1,5 Meter. Falls nicht möglich, Plexiglasabtrennung oder Mund-Nase-Bedeckung verwenden.
  • Mund-Nase-Bedeckungen: Auf allen Verkehrsflächen und in Gemeinschaftseinrichtungen (Toiletten, Teeküchen und so weiter) innerhalb der Gebäude tragen.
  • Kommunikation: Jede Art von Kommunikation möglichst telefonisch führen, per E-Mail oder per Videokonferenz.
  • Begrüßungsrituale: Strikter Verzicht – Kein Händeschütteln! Keine Umarmungen!
  • Räume grundsätzlich: Regelmäßig lüften oder technische Lüftung eingeschaltet lassen.
  • Enge Räume: Aufzüge, Sanitärräume, Umkleiden, Kopierräume, Teeküchen und so weiter bevorzugt einzeln nutzen.
  • Sozialräume: Nutzung nur durch Personen, für die am Arbeitsplatz das Essen und Trinken verboten ist (Labor, Werkstatt). Nur einzelne oder wenige Personen gleichzeitig. Sitzplätze im Abstand von mindestens 1,5 Metern nebeneinander (nicht gegenüber).
  • Büroarbeitsplätze: Überwiegend in Einzelbüros, alternierend einzeln in Mehrfachbüros oder Homeoffice. Bei gleichzeitiger Nutzung durch mehrere Personen Sitzabstand von mindestens 1,5 Metern, möglichst nicht gegenüber. Hilfsweise Plexiglasabtrennung.
  • Werkstätten und Labore: Abstandsregeln beachten. Persönliche Schutzausrüstung nur personenbezogen benutzen. Werkzeuge nach Möglichkeit personenbezogen verwenden, regelmäßig reinigen und bei Nutzung durch mehrere Personen möglichst Handschuhe tragen.

Regeln bei Covid-19-Erkrankung, Symptomen, Kontakt, Auslandsaufenthalt

  • Positiv auf Covid-19 getestet: Personen, die positiv auf Covid-19 getestet wurden, dürfen den Campus und die Einrichtungen der RUB erst wieder betreten, wenn das zuständige Gesundheitsamt die Quarantäne aufgehoben hat.
  • Symptome liegen vor: Bei Symptomen eines akuten Atemwegsinfektes (Husten, Schnupfen, Halsschmerzen mit/ohne Fieber) und/oder bei neu aufgetretenen Geruchs- oder Geschmacksstörungen nicht zur Arbeit erscheinen, sondern Kontakt mit dem Hausarzt aufnehmen (gegebenenfalls Covid-19 Test, Arbeitsunfähigkeit).
  • Kontakt mit erkrankter Person: Personen, die direkten Kontakt mit einer Covid-19 positiven Person hatten, dürfen erst nach Ablauf der vom Gesundheitsamt verhängten Quarantäne den Campus und die Einrichtungen der RUB betreten (frühestens 14 Tage nach dem Kontakt).
  • Nach Auslandsaufenthalt: Während der Quarantänezeit nach einem Auslandsaufenthalt (siehe Corona-Einreiseverordnung NRW) dürfen der Campus und die Einrichtungen der RUB nicht betreten werden.

Häufige Fragen und Antworten

Kann Urlaub storniert werden? (1.9.2020)

Urlaubsstornierungen oder Urlaubsverschiebungen sind seit dem 1. September 2020 auch ohne eine dienstliche Begründung, aber selbstverständlich mit Genehmigung, des Vorgesetzten wieder möglich. Die Funktionen werden auch in der digitalen Urlaubverwaltung wieder aktiviert.

Wie kann ich meine täglichen Kontakte am besten dokumentieren? (30.7.2020)

Der Betrieb unter Covid-19-Bedingungen erleichtert die Arbeitsmöglichkeiten auf dem Campus bei gleichzeitiger Fürsorge für die Beschäftigten und Studierenden durch Maßnahmen zur Infektionsprävention. Ein sehr wichtiges Element ist hier die zeitnahe Nachverfolgbarkeit von Kontakten über einen Zeitraum von 14 Tagen für den Fall, dass eine Covid-19-Infektion (positives Testergebnis) festgestellt wurde, damit Infektionsketten frühzeitig und nachhaltig unterbrochen werden können. Bei Veranstaltungen und ähnlichem erfolgt dies über die Registrierung in einer Anwesenheitsliste. Es wird zudem empfohlen, dass alle Beschäftigten auch selbst – zum Beispiel täglich – dokumentieren, mit welchen Personen sie beruflich Kontakt hatten, insbesondere ob ein Face-to-Face-Kontakt unter 1,5 Metern Abstand über mindestens 15 Minuten bestand.

Wie wird im Betrieb unter Covid-19-Bedingungen Post zugestellt? (Stand: 13.7.2020)

Alle an der RUB einlaufenden Post- und Paketsendungen werden an der zentralen Poststelle angenommen (intern und extern). Es besteht auch die Möglichkeit, Post- und Paketsendungen täglich zwischen 7 Uhr und 12 Uhr in der zentralen Poststelle persönlich abzuholen. Die zentrale Poststelle ist zu diesen Zeiten wie gewohnt unter der Telefonnummer 22957 erreichbar. Vor dem Hintergrund der aktuell dünnen Personaldecke ist die Anfahrt der Außenliegenschaften nicht möglich.

Dreimal pro Woche, jeweils montags, mittwochs und freitags, werden die Postfächer der Außenpoststellen auf dem Campus im Vormittagsbereich vollständig bestückt und stehen den Nutzerinnen und Nutzern ab 12 Uhr zur Abholung bereit. Folgende Postfächer werden bestückt: IA, IB, IC, ID, NC, GB, MA, GD.

Die Ausgangspostfächer der Außenpoststellen auf dem Campus werden an denselben Tagen geleert, und die Post wird in den Versand gebracht.

Campuspoststellen - Paketpost
Die Paketausgabe erfolgt montags, mittwochs und freitags in der Zeit von 10 bis 12 Uhr aus folgenden Paketräumen der Gebäudereihen:

  • Poststelle GB Süd 05/56: GA, GB, GC,
  • Poststelle IB Süd 01/114: IA, IB, IC, ID, IAN, IBN, ICN,
  • Infopunkt MA: MA, ZKF1, ZKF2, TM (ZVM)
  • Poststelle NC Nord 04/298: NB, NC, ND
  • Zentrale Poststelle: Alle übrigen Gebäude

Die Poststellen sind während der Öffnungszeiten telefonisch erreichbar:

  • Poststelle GB: 0234 32 25767
  • Poststelle IB: 0234 32 19320
  • Poststelle MA: 0234 32 26830
  • Poststelle NC: 0234 32 25766
  • Zentrale Poststelle: 0234 32 22957

Die Übergabe vor Ort wird begegnungsarm erfolgen

Können Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen aktuell bearbeitet werden? (2.7.2020)

Hier muss zwischen den Statusgruppen unterschieden werden:
Professuren, Beamte: Das Personaldezernat hat zurzeit bei Neuernennungen von Beamten auf Lebenszeit das Problem, dass die Gesundheitsämter mit deutlichem Zeitverzug Termine für amtsärztliche Untersuchungen anbieten; das Gesundheitsamt Bochum vergibt aktuelle Termine für Ende September. Hier ist also mit Verzögerungen zu rechnen.
Wissenschaftliche Mitarbeiter und Tarifbeschäftigte: Es werden wieder alle Anträge bearbeitet. Die Bearbeitung erfolgt nach Priorität.
Lehrbeauftragte/Hilfskräfte: Alle Anträge werden zeitnah umgesetzt. Die Zweiwochenfrist (vor Vertragsbeginn) ist zurzeit ausgesetzt.

Was ist mit dem Urlaubssystem? (2.7.2020)

Die digitale Beantragung und Bearbeitung des Erholungsurlaubes für alle MTV-Beschäftigten in Technik und Verwaltung ist wieder möglich. Alle bisherigen Teilnehmer in den Pilotphasen der digitalen Urlaubsverwaltung können ihren Urlaub wie gewohnt in digitaler Form stellen. Ab dem 1. Juli 2020 ist die Ausnahmeregelung der Beantragung per E-Mail nicht mehr in Kraft.
Für alle anderen Beschäftigten gilt wieder die schriftliche Beantragung per Urlaubsantrag auf dem Dienstweg.
Bitte beachten Sie die weiteren Hinweise auf Ihrem Urlaubsantrag.
Weitere Informationen zum Projekt erhalten Sie im Serviceportal.

Kann die Ausbildung an der RUB weiter vor Ort fortgeführt werden? (Stand: 2.7.2020)

Zurzeit werden Auszubildende, wo es möglich ist, das heißt unter Einhaltung der Schutzvorschriften, auf dem Campus ausgebildet. Die anderen Auszubildenden sind weiterhin im Homeoffice, da einige Werkstätten noch geschlossen sind oder eine Betreuung aufgrund der Einzelbüro-Regelung nicht möglich ist. Prüfungsvorbereitungen und teilweise hausinterner Unterricht werden in kleineren Gruppen abgehalten.

Wie sind Rechnungen einzureichen? (Stand: 12.6.2020)

Wie eine Rechnung bei Dezernat 4 einzureichen ist, hängt davon ab, ob die Rechnung in Papierform oder digital in der Einrichtung eingegangen ist. Das genaue Vorgehen dazu finden Sie im Serviceportal.

Ist man im Homeoffice über die RUB unfallversichert? (8.6.2020)

Grundsätzlich ja. Die detaillierten Regelungen dazu findet man im Serviceportal.

Was mache ich, wenn ich eine Mahnung bekomme? (4.6.2020)

Mahnungen können beim Dezernat 4, Kreditorenbuchhaltung, eingereicht werden. Dabei sollte auf der Mahnung der Hinweis hinzugefügt werden, ob die zugehörige Rechnung bekannt ist und ob sie per Post oder per E-Mail eingereicht wurde. Zudem sollte eine Ansprechperson benannt werden.

Kann ich eine Homeoffice-Bescheinigung für die Steuererklärung bekommen? (4.6.2020)

Diese Bescheinigung wird wahrscheinlich von den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im nächsten Jahr, also 2021, ausgestellt. Die Arbeitstage im Homeoffice müssen vorab über den Vorgesetzten bestätigt werden.

Wer hat Anspruch auf Kinderbetreuung? (Stand: 28.4.2020)

Beschäftigte, die in kritischen Schlüsselpositionen arbeiten, und seit dem 27. April 2020 auch Alleinerziehende, haben im Notfall Anspruch auf Kinderbetreuung. Die Bescheinigung hierfür erhalten Sie bei der Stabsstelle Familiengerechte Hochschule. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Gibt es Unterstützungsangebote für Beschäftigte mit Kind, schwangere Beschäftigte und pflegende Angehörige? (Stand: 22.4.2020)

Die Familiengerechte Hochschule berät Beschäftigte mit Betreuungs- und Pflegeverpflichtungen. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Sind interne Umbuchungen möglich? (Stand: 2.4.2020)

Interne manuelle Umbuchungen sind möglich. Papierversionen sind vorzuziehen. In den anderen Fällen kann der unterschriebene Umbuchungsantrag auch als PDF-Datei an importe@uv.rub.de gesendet werden.

Wie sind Beschaffungsanträge einzureichen? (Stand: 2.4.2020)

Dringende Beschaffungsanträge können auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle die sachliche Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag handschriftlich zu bestätigen, ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. In gleicher Weise können auch dringende Dienst- und Honorarverträge übersandt werden.
Für Rückfragen steht die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de

Wie können Reisekosten (auch für abgesagte Dienstreisen) geltend gemacht werden? (Stand: 30.3.2020)

Grundsätzlich können alle entstandenen Kosten per Auslagenrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. Waren Reisekosten nicht vollständig oder nur teilweise stornierbar, müssen dazu Nachweise der Auslagenrechnung beigelegt werden. Erhaltene Abschläge müssen deutlich sichtbar auf der Auslagenrechnung vermerkt werden.

Wird der Antrag auf Reisekostenerstattung während per Mail gestellt, muss
- der oder die Anordnungsbefugte die „Sachliche Richtigkeit“ ebenfalls per Mail bestätigen.
- die Mail eine Erklärung enthalten, dass die Kosten mit den Originalbelegen nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut geltend gemacht werden.

Tagungen und Konferenzen:
Hier muss der Auslagenrechnung ein Nachweis über die Absage beigelegt werden. Dieser Nachweis ist nicht erforderlich bei Ländern oder Regionen, die inzwischen ein grundsätzliches Einreiseverbot haben.

Umbuchung von Flügen:
Aufgrund der unklaren Entwicklung wird davon abgeraten, Umbuchungen von Flügen anzunehmen, die gegebenenfalls angeboten werden.

Bekomme ich während einer Quarantäne mein Gehalt? (Stand: 16.3.2020)

Werden Beschäftigte durch das zuständige Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt, ist diese Anordnung bindend. Diese Anordnung bekommen Sie schriftlich. In der Zeit wird Ihr Gehalt weitergezahlt.

Ordnet die RUB eine Quarantäne an, bekommen Sie ebenfalls weiterhin Ihr Gehalt gezahlt.

Getty Images/iStockphoto
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