Fragen und Antworten für Beschäftigte

Seit dem 1. August 2020 läuft an der RUB der Betrieb unter Covid 19-Bedingungen. Er soll bis zum Ende des Wintersemesters gelten, also bis 31. März 2021 – soweit es die epidemiologische Entwicklung und die Vorgaben durch die Politik zulassen. Aufgrund der stark gestiegenen Infektionszahlen in Deutschland hat die RUB zum 14. Dezember 2020 Anpassungen vorgenommen. Homeoffice für Beschäftigte und Online-Lehre sind seither wieder der Regelfall. Das wird mindestens bis zum 31. Januar 2021 so bleiben. Wichtige allgemeine Fragen und Antworten werden hier gesammelt. Detailregelungen, Informationen und Formulare werden darüber hinaus im Serviceportal bereitgestellt.

Wie läuft der Betrieb unter Covid-19-Bedingungen konkret ab?

Siehe bitte Informationen auf der Seite „Allgemeine Informationen zur Corona-Situation“.

Die wichtigsten Regeln zur Zusammenarbeit

Die Regeln finden sich auf der Seite „Allgemeine Informationen zur Corona-Situation“.

Regeln bei Covid-19-Erkrankung, Symptomen, Kontakt, Auslandsaufenthalt

Die Regeln finden sich auf der Seite „Allgemeine Informationen zur Corona-Situation“.

Häufige Fragen und Antworten

Wie wird im Betrieb unter Covid-19-Bedingungen Post zugestellt? (Stand: 6.1.2021)

Aktuelle Informationen zur Post- und Paketverteilung finden sich im Serviceportal.

Kann Urlaub storniert werden? (17.12.2020)

Bereits genehmigter Urlaub muss genommen werden, Stornierungen von bereits genehmigtem Urlaub erfolgen bis auf Weiteres nicht. Dies gilt für alle Personalkategorien und sowohl für Stornierungen in Papier- als auch in digitaler Form. Die Stornierungsfunktion in der digitalen Urlaubsverwaltung ist bis auf Weiteres deaktiviert. Für Einzelfragen in diesem Zusammenhang stehen Ihnen die Dezernate 3 und 7 gerne zur Verfügung.

Kann die Ausbildung an der RUB weiter vor Ort fortgeführt werden? (Stand: 16.12.2020)

Für Auszubildende gelten die gleichen Homeoffice-Regelungen wie für alle Beschäftigten. Man muss die Gegebenheiten der technischen Ausstattung beachten sowie die Betreuung der Ausbildenden durch die RUB. Nur wenn diese Voraussetzungen nicht gewährleistet werden können, sollten Auszubildende freigestellt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Abteilung Hilfskräfte, Lehrbeauftragte und Auszubildende des Dezernats für Personal und Recht.

Kann ich in der Zeit des bundesweiten Lockdowns für Kinderbetreuung vom Dienst freigestellt werden? (15.12.2020)

Beschäftigte, die zur Betreuung ihrer Kinder unter zwölf Jahren zu Hause bleiben müssen, weil die Betreuung der Kinder aufgrund der Einschränkungen in Schulen und Betreuungseinrichtungen nicht sichergestellt werden kann, werden ins Homeoffice versetzt. Wenn dies nicht möglich ist, werden sie unter Fortzahlung des Gehaltes vom Dienst freigestellt. Sie sind aber trotzdem generell verpflichtet, zwischen 9 und 15 Uhr telefonisch erreichbar zu sein. Wer von dieser Regelung Gebrauch machen muss, nimmt bitte Kontakt mit dem oder der Vorgesetzten auf und informiert das Dezernat für Personal und Recht.

Bei weiteren Fragen können Sie die Beratung der Stabsstelle Familiengerechte Hochschule in Anspruch nehmen.

Warum gibt es keine Schließung der RUB wie im März 2020? (14.12.2020)

Weil die Hochschulleitung im Vergleich zum März 2020 inzwischen sehr viel gelernt hat und nun besser weiß, wie sie unter größtmöglichem Infektionsschutz den Betrieb der Universität aufrechterhalten kann. Die Hochschulleitung appelliert jedoch dringend an alle Vorgesetzten in Wissenschaft und Verwaltung, ihren Mitarbeitern wo immer machbar Homeoffice zu ermöglichen.

Wie kann ich meine täglichen Kontakte am besten dokumentieren? (30.7.2020)

Der Betrieb unter Covid-19-Bedingungen erleichtert die Arbeitsmöglichkeiten auf dem Campus bei gleichzeitiger Fürsorge für die Beschäftigten und Studierenden durch Maßnahmen zur Infektionsprävention. Ein sehr wichtiges Element ist hier die zeitnahe Nachverfolgbarkeit von Kontakten über einen Zeitraum von vier Wochen für den Fall, dass eine Covid-19-Infektion (positives Testergebnis) festgestellt wurde, damit Infektionsketten frühzeitig und nachhaltig unterbrochen werden können. Bei Veranstaltungen und ähnlichem erfolgt dies über die Registrierung in einer Anwesenheitsliste. Es wird zudem empfohlen, dass alle Beschäftigten auch selbst – zum Beispiel täglich – dokumentieren, mit welchen Personen sie beruflich Kontakt hatten, insbesondere ob ein Face-to-Face-Kontakt unter 1,5 Metern Abstand über mindestens 15 Minuten bestand.

Können Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen aktuell bearbeitet werden? (2.7.2020)

Hier muss zwischen den Statusgruppen unterschieden werden:
Professuren, Beamte: Das Personaldezernat hat zurzeit bei Neuernennungen von Beamten auf Lebenszeit das Problem, dass die Gesundheitsämter mit deutlichem Zeitverzug Termine für amtsärztliche Untersuchungen anbieten; das Gesundheitsamt Bochum vergibt aktuelle Termine für Ende September. Hier ist also mit Verzögerungen zu rechnen.
Wissenschaftliche Mitarbeiter und Tarifbeschäftigte: Es werden wieder alle Anträge bearbeitet. Die Bearbeitung erfolgt nach Priorität.
Lehrbeauftragte/Hilfskräfte: Alle Anträge werden zeitnah umgesetzt. Die Zweiwochenfrist (vor Vertragsbeginn) ist zurzeit ausgesetzt.

Wie sind Rechnungen einzureichen? (12.6.2020)

Wie eine Rechnung bei Dezernat 4 einzureichen ist, hängt davon ab, ob die Rechnung in Papierform oder digital in der Einrichtung eingegangen ist. Das genaue Vorgehen dazu finden Sie im Serviceportal.

Ist man im Homeoffice über die RUB unfallversichert? (8.6.2020)

Grundsätzlich ja. Die detaillierten Regelungen dazu findet man im Serviceportal.

Was mache ich, wenn ich eine Mahnung bekomme? (4.6.2020)

Mahnungen können beim Dezernat 4, Kreditorenbuchhaltung, eingereicht werden. Dabei sollte auf der Mahnung der Hinweis hinzugefügt werden, ob die zugehörige Rechnung bekannt ist und ob sie per Post oder per E-Mail eingereicht wurde. Zudem sollte eine Ansprechperson benannt werden.

Kann ich eine Homeoffice-Bescheinigung für die Steuererklärung bekommen? (4.6.2020)

Diese Bescheinigung wird wahrscheinlich von den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im nächsten Jahr, also 2021, ausgestellt. Die Arbeitstage im Homeoffice müssen vorab über den Vorgesetzten bestätigt werden.

Wer hat Anspruch auf Kinderbetreuung? (28.4.2020)

Beschäftigte, die in kritischen Schlüsselpositionen arbeiten, und seit dem 27. April 2020 auch Alleinerziehende, haben im Notfall Anspruch auf Kinderbetreuung. Die Bescheinigung hierfür erhalten Sie bei der Stabsstelle Familiengerechte Hochschule. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Gibt es Unterstützungsangebote für Beschäftigte mit Kind, schwangere Beschäftigte und pflegende Angehörige? (22.4.2020)

Die Familiengerechte Hochschule berät Beschäftigte mit Betreuungs- und Pflegeverpflichtungen. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Sind interne Umbuchungen möglich? (2.4.2020)

Interne manuelle Umbuchungen sind möglich. Papierversionen sind vorzuziehen. In den anderen Fällen kann der unterschriebene Umbuchungsantrag auch als PDF-Datei an importe@uv.rub.de gesendet werden.

Wie sind Beschaffungsanträge einzureichen? (2.4.2020)

Dringende Beschaffungsanträge können auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle die sachliche Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag handschriftlich zu bestätigen, ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. In gleicher Weise können auch dringende Dienst- und Honorarverträge übersandt werden.
Für Rückfragen steht die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de

Wie können Reisekosten (auch für abgesagte Dienstreisen) geltend gemacht werden? (30.3.2020)

Grundsätzlich können alle entstandenen Kosten per Auslagenrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. Waren Reisekosten nicht vollständig oder nur teilweise stornierbar, müssen dazu Nachweise der Auslagenrechnung beigelegt werden. Erhaltene Abschläge müssen deutlich sichtbar auf der Auslagenrechnung vermerkt werden.

Wird der Antrag auf Reisekostenerstattung während per Mail gestellt, muss

  • der oder die Anordnungsbefugte die „Sachliche Richtigkeit“ ebenfalls per Mail bestätigen.
  • die Mail eine Erklärung enthalten, dass die Kosten mit den Originalbelegen nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut geltend gemacht werden.

Tagungen und Konferenzen:
Hier muss der Auslagenrechnung ein Nachweis über die Absage beigelegt werden. Dieser Nachweis ist nicht erforderlich bei Ländern oder Regionen, die inzwischen ein grundsätzliches Einreiseverbot haben.

Umbuchung von Flügen:
Aufgrund der unklaren Entwicklung wird davon abgeraten, Umbuchungen von Flügen anzunehmen, die gegebenenfalls angeboten werden.

Bekomme ich während einer Quarantäne mein Gehalt? (16.3.2020)

Werden Beschäftigte durch das zuständige Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt, ist diese Anordnung bindend. Diese Anordnung bekommen Sie schriftlich. In der Zeit wird Ihr Gehalt weitergezahlt.

Ordnet die RUB eine Quarantäne an, bekommen Sie ebenfalls weiterhin Ihr Gehalt gezahlt.

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