Fragen und Antworten für Beschäftigte

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Ziel ist es unter anderem, das soziale Leben im Arbeitskontext auf dem Campus wieder zu ermöglichen und mehr Normalität unter Corona-Bedingungen zu schaffen. Alle neuen Regelungen finden Sie ab 13. Juli sukzessive auf diesen Seiten.

Der Betrieb unter Covid-19-Bedingungen wird den noch geltenden reduzierten Betrieb ablösen. Grundlage sind die jüngsten Lockerungen in NRW. Im Sinne einer weiteren, maßvollen Öffnung sollen die Regeln voraussichtlich bis zum Ende des Wintersemesters gelten, also bis 31. März 2021 – soweit es die epidemiologische Entwicklung und die Vorgaben durch die Politik zulassen.

Wichtige allgemeine Fragen und Antworten werden hier gesammelt. Detailregelungen, Informationen und Formulare werden darüber hinaus im Serviceportal bereitgestellt.

Können Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen aktuell bearbeitet werden? (2.7.2020)

Hier muss zwischen den Statusgruppen unterschieden werden:
Professuren, Beamte: Das Personaldezernat hat zurzeit bei Neuernennungen von Beamten auf Lebenszeit das Problem, dass die Gesundheitsämter mit deutlichem Zeitverzug Termine für amtsärztliche Untersuchungen anbieten; das Gesundheitsamt Bochum vergibt aktuelle Termine für Ende September. Hier ist also mit Verzögerungen zu rechnen.
Wissenschaftliche Mitarbeiter und Tarifbeschäftigte: Es werden wieder alle Anträge bearbeitet. Die Bearbeitung erfolgt nach Priorität.
Lehrbeauftragte/Hilfskräfte: Alle Anträge werden zeitnah umgesetzt. Die Zweiwochenfrist (vor Vertragsbeginn) ist zurzeit ausgesetzt.

Was ist mit dem Urlaubssystem? (2.7.2020)

Die digitale Beantragung und Bearbeitung des Erholungsurlaubes für alle MTV-Beschäftigten in Technik und Verwaltung ist wieder möglich. Alle bisherigen Teilnehmer in den Pilotphasen der digitalen Urlaubsverwaltung können ihren Urlaub wie gewohnt in digitaler Form stellen. Ab dem 1. Juli 2020 ist die Ausnahmeregelung der Beantragung per E-Mail nicht mehr in Kraft.
Für alle anderen Beschäftigten gilt wieder die schriftliche Beantragung per Urlaubsantrag auf dem Dienstweg.
Bitte beachten Sie die weiteren Hinweise auf Ihrem Urlaubsantrag.
Weitere Informationen zum Projekt erhalten Sie im Serviceportal.

Kann die Ausbildung an der RUB weiter vor Ort fortgeführt werden? (Stand: 2.7.2020)

Zurzeit werden Auszubildende, wo es möglich ist, das heißt unter Einhaltung der Schutzvorschriften, auf dem Campus ausgebildet. Die anderen Auszubildenden sind weiterhin im Homeoffice, da einige Werkstätten noch geschlossen sind oder eine Betreuung aufgrund der Einzelbüro-Regelung nicht möglich ist. Prüfungsvorbereitungen und teilweise hausinterner Unterricht werden in kleineren Gruppen abgehalten.

Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats 3 – Personal und Recht per E-Mail erreichbar? (25.6.2020)

Aufgrund des Cyberangriffs auf die RUB waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats 3 zwischenzeitig nur per Telefon erreichbar. Mittlerweile stehen alle üblichen Kontaktwege wieder zur Verfügung.

Wie sind Rechnungen einzureichen? (Stand: 12.6.2020)

Wie eine Rechnung bei Dezernat 4 einzureichen ist, hängt davon ab, ob die Rechnung in Papierform oder digital in der Einrichtung eingegangen ist. Das genaue Vorgehen dazu finden Sie im Serviceportal.

Ist man im Homeoffice über die RUB unfallversichert? (8.6.2020)

Grundsätzlich ja. Die detaillierten Regelungen dazu findet man auf einem täglich aktualisierten PDF-Dokument im Serviceportal.

Was mache ich, wenn ich eine Mahnung bekomme? (4.6.2020)

Mahnungen können beim Dezernat 4, Kreditorenbuchhaltung, eingereicht werden. Dabei sollte auf der Mahnung der Hinweis hinzugefügt werden, ob die zugehörige Rechnung bekannt ist und ob sie per Post oder per E-Mail eingereicht wurde. Zudem sollte eine Ansprechperson benannt werden.

Kann ich eine Homeoffice-Bescheinigung für die Steuererklärung bekommen? (4.6.2020)

Diese Bescheinigung wird wahrscheinlich von den zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im nächsten Jahr, also 2021, ausgestellt. Die Arbeitstage im Homeoffice müssen vorab über den Vorgesetzten bestätigt werden.

Welche Regeln gelten für alle Beschäftigten der RUB? (Stand: 15.5.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Regeln zur Zusammenarbeit im reduzierten Betrieb

Abstand halten: Mindestens 1,5 m. Falls nicht möglich, Plexiglasabtrennung oder Mund-Nase-Bedeckung (Maske oder Tuch) verwenden.

Kommunikation: Jede Art von Austausch möglichst telefonisch, per E-Mail oder Videokonferenz.

Begrüßungsrituale: Strikter Verzicht! Kein Händeschütteln! Keine Umarmungen!

Räume grundsätzlich: Regelmäßig lüften bzw. technische Lüftung eingeschaltet lassen.

Enge Räume: (z.B. Aufzüge, Sanitärräume, Umkleiden, Kopierräume, Teeküchen) einzeln nutzen.

Sozialräume: Nutzung nur durch Personen, für die am Arbeitsplatz das Essen und Trinken verboten ist (z.B. Labor, Werkstatt). Nur einzelne oder wenige Personen gleichzeitig. Sitzplätze im Abstand von mindestens 1,5 m nebeneinander (nicht gegenüber).

Büroarbeitsplätze: Möglichst in Einzelbüros oder Homeoffice (bei Mehrfachbüros durch zeitgestaffelte Rotation, z.B. alternierend mit Homeoffice). Bei gleichzeitiger Nutzung durch mehrere Personen Sitzabstand von mindestens 1,5 m, nicht gegenüber und mindestens 10 qm pro Person einhalten.

Werkstätten und Labore: Abstandsregeln beachten. Persönliche Schutzausrüstung immer personenbezogen benutzen. Werkzeuge nach Möglichkeit personenbezogen verwenden, regelmäßig reinigen und bei Nutzung durch mehrere Personen möglichst Handschuhe tragen.

(Corona-)Regeln bei COVID-19-Erkrankung, Symptomen, Kontakt, Auslandsaufenthalt

COVID-19-Erkrankung liegt vor: Personen, die gesichert an COVID-19 (positives Testergebnis) erkrankt sind, dürfen den Campus und Einrichtungen der RUB erst wieder betreten, wenn das zuständige Gesundheitsamt die Quarantäne aufgehoben hat.

Bei Symptomen eines Atemwegsinfektes (Husten, Schnupfen, Halsscherzen mit/ohne Fieber) und bei neu aufgetretenen Geruchs- oder Geschmacksstörungen nicht zur Arbeit gehen, sondern Kontakt mit dem Hausarzt aufnehmen (gegebenfalls COVID-19-Test, Arbeitsunfähigkeit).

Kontakt mit erkrankter Person: Personen, die direkten Kontakt mit einer an COVID-19 erkrankten Person hatten, dürfen erst nach Ablauf der vom Gesundheitsamt verhängten Quarantäne den Campus und Einrichtungen der RUB betreten (frühestens 14 Tage nach dem Kontakt).

Während der Quarantänezeit nach einem Auslandsaufenthalt dürfen der Campus und Einrichtungen der RUB nicht betreten werden. Ob Quarantänepflicht besteht, hängt vom besuchten Land ab.

Diese Regeln für Beschäftigte als PDF im Serviceportal.

Wie ist der Personaleinsatz im reduzierten Betrieb zu organisieren? (Stand: 4.5.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Jede Arbeit vor Ort wird von den zuständigen Verantwortlichen durch ein Personaleinsatzkonzept (PEK) geplant und gegenüber der Fakultäts- beziehungsweise Verwaltungsleitung gemeldet. Die Personaleinsatzkonzepte werden von dort dem Krisenstab zur Kenntnis angezeigt und können dann umgesetzt werden.

Im Serviceportal wird dieser Prozess aus Sicht von Vorgesetzten und Beschäftigten detailliert abgebildet. Neben weiterführenden Links findet man dort zahlreiche Download-Dokumente zur Einsatzorganisation: Personaleinsatzkonzept, RUB-Regeln zur Zusammenarbeit im reduzierten Betrieb, Checkliste für Führungskräfte, Unterweisungshilfe, Betriebsanweisung, Risikogruppen: Formular (der Prozess wird demnächst hier veröffentlicht), Anwesenheitsliste, Merkblatt für Fremdfirmen, Merkblatt für Besucher, Plakat „Abstand halten", Plakat „Hygienetipps", RUB Lageplan: Zugänge, Reinigung an der RUB.

Wie richte ich mein Homeoffice ein? (Stand: 4.5.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Soweit es dienstlich möglich ist, sollen die Beschäftigten weiterhin im Homeoffice arbeiten.

IT-Services hat eine News-Seite mit IT-Hinweisen für das Homeoffice veröffentlicht. Dort findet man Informationen dazu, wie man einen VPN-Tunnel und eine Rufumleitung einrichtet und wie man von extern seine E-Mails abrufen kann.

Neben diesen eher technischen Tipps gibt es im Serviceportal weitere allgemeine Tipps.

Wie wird im reduzierten Betrieb Post zugestellt? (Stand: 4.5.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Alle an der RUB einlaufenden Post- und Paketsendungen werden an der zentralen Poststelle angenommen (intern und extern). Es besteht auch die Möglichkeit, Post- und Paketsendungen täglich zwischen 7 Uhr und 12 Uhr in der zentralen Poststelle persönlich abzuholen. Die zentrale Poststelle ist zu diesen Zeiten wie gewohnt unter der Telefonnummer 22957 erreichbar. Vor dem Hintergrund der aktuell dünnen Personaldecke ist die Anfahrt der Außenliegenschaften nicht möglich.

Dreimal pro Woche, jeweils montags, mittwochs und freitags, werden die Postfächer der Außenpoststellen auf dem Campus im Vormittagsbereich vollständig bestückt und stehen den Nutzerinnen und Nutzern ab 12 Uhr zur Abholung bereit. Folgende Postfächer werden bestückt: IA, IB, IC, ID, NC, GB, MA, GD.

Die Ausgangspostfächer der Außenpoststellen auf dem Campus werden an denselben Tagen geleert, und die Post wird in den Versand gebracht.

Campuspoststellen - Paketpost
Die Paketausgabe erfolgt montags, mittwochs und freitags in der Zeit von 10 bis 12 Uhr aus folgenden Paketräumen der Gebäudereihen:

  • Poststelle GB Süd 05/56: GA, GB, GC,
  • Poststelle IB Süd 01/114: IA, IB, IC, ID, IAN, IBN, ICN,
  • Infopunkt MA: MA, ZKF1, ZKF2, TM (ZVM)
  • Poststelle NC Nord 04/298: NB, NC, ND
  • Zentrale Poststelle: Alle übrigen Gebäude

Die Übergabe vor Ort wird begegnungsarm erfolgen

Was ändert sich im reduzierten Betrieb? (Stand: 29.4.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Bis zum 3. Mai 2020 lief an der RUB die Phase des sogenannten begegnungsarmen Basisbetriebs. Am 4. Mai folgte als nächste Phase der sogenannte reduzierte Betrieb. Er brachte für viele Mitglieder der RUB nur wenige Änderungen mit sich. So werden die meisten Beschäftigten weiterhin im Homeoffice arbeiten.

Auch in Zukunft unterliegen alle Maßnahmen und Entscheidungen für den Betrieb der RUB den epidemiologischen Entwicklungen und politischen Rahmensetzungen.

Wer hat Anspruch auf Kinderbetreuung? (Stand: 28.4.2020)

Beschäftigte, die in kritischen Schlüsselpositionen arbeiten, und seit dem 27. April 2020 auch Alleinerziehende, haben im Notfall Anspruch auf Kinderbetreuung. Die Bescheinigung hierfür erhalten Sie bei der Stabsstelle Familiengerechte Hochschule. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Gibt es Unterstützungsangebote für Beschäftigte mit Kind, schwangere Beschäftigte und pflegende Angehörige? (Stand: 22.4.2020)

Die Familiengerechte Hochschule berät Beschäftigte mit Betreuungs- und Pflegeverpflichtungen. Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Wird die Gebühr für die Kurse des Hochschulsports zum Teil zurückerstattet? (Stand: 7.4.2020)

Alle Teilnehmenden mit Anrecht auf Teilerstattung haben vom Hochschulsport eine E-Mail erhalten. Die Laufzeit der Unifit-Karten wird für die Dauer der Schließung automatisch verlängert.

Sind interne Umbuchungen möglich? (Stand: 2.4.2020)

Interne manuelle Umbuchungen sind möglich. Papierversionen sind vorzuziehen. In den anderen Fällen kann der unterschriebene Umbuchungsantrag auch als PDF-Datei an importe@uv.rub.de gesendet werden.

Wie sind Beschaffungsanträge einzureichen? (Stand: 2.4.2020)

Dringende Beschaffungsanträge können auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle die sachliche Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag handschriftlich zu bestätigen, ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. In gleicher Weise können auch dringende Dienst- und Honorarverträge übersandt werden.
Für Rückfragen steht die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de

Weitere Informationen finden Sie im Serviceportal.

Wie können Reisekosten (auch für abgesagte Dienstreisen) geltend gemacht werden? (Stand: 30.3.2020)

Grundsätzlich können alle entstandenen Kosten per Auslagenrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. Waren Reisekosten nicht vollständig oder nur teilweise stornierbar, müssen dazu Nachweise der Auslagenrechnung beigelegt werden. Erhaltene Abschläge müssen deutlich sichtbar auf der Auslagenrechnung vermerkt werden.

Wird der Antrag auf Reisekostenerstattung während per Mail gestellt, muss
- der oder die Anordnungsbefugte die „Sachliche Richtigkeit“ ebenfalls per Mail bestätigen.
- die Mail eine Erklärung enthalten, dass die Kosten mit den Originalbelegen nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut geltend gemacht werden.

Tagungen und Konferenzen:
Hier muss der Auslagenrechnung ein Nachweis über die Absage beigelegt werden. Dieser Nachweis ist nicht erforderlich bei Ländern oder Regionen, die inzwischen ein grundsätzliches Einreiseverbot haben.

Umbuchung von Flügen:
Aufgrund der unklaren Entwicklung wird davon abgeraten, Umbuchungen von Flügen anzunehmen, die gegebenenfalls angeboten werden.

Gibt es Betreuungsangebote für Kinder von Beschäftigten? Oder anderweitige Regelungen? (Stand: 25.3.2020)

Ab dem 1. August 2020 stellt die RUB auf eine neue Betriebsform, den Betrieb unter Covid 19-Bedingungen, um. Dann gelten zum Teil andere Regeln, über die wir hier informieren.

Beschäftigte, die zur Betreuung ihrer Kinder unter zwölf Jahren zu Hause bleiben müssen, weil die Betreuung der Kinder aufgrund der Schließung von Betreuungseinrichtungen nicht sichergestellt werden kann, werden bis auf weiteres ins Homeoffice versetzt. Wenn dies nicht möglich ist, werden sie unter Fortzahlung des Gehaltes vom Dienst freigestellt. Sie sind aber trotzdem generell verpflichtet, zwischen 9 und 15 Uhr telefonisch erreichbar zu sein. Wer von dieser Regelung Gebrauch machen muss, nimmt bitte Kontakt mit dem oder der Vorgesetzten auf und informiert das Dezernat für Personal und Recht.

Bleiben die Parkhäuser geöffnet? (Stand: 18.3.2020)

Die Parkhäuser auf dem RUB-Campus bleiben normal geöffnet. P4-8 sind frei befahrbar, P1-3 mit Zugangsschlüssel. Wer auf den Besucherparkplatz möchte, kann sich über die Gegensprechanlage melden.

Kann Urlaub storniert werden? (16.3.2020)

Bereits genehmigter Urlaub muss in der Regel genommen werden.

Bekomme ich während einer Quarantäne mein Gehalt? (Stand: 16.3.2020)

Werden Beschäftigte durch das zuständige Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt, ist diese Anordnung bindend. Diese Anordnung bekommen Sie schriftlich. In der Zeit wird Ihr Gehalt weitergezahlt.

Ordnet die RUB eine Quarantäne an, bekommen Sie ebenfalls weiterhin Ihr Gehalt gezahlt.

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