Fragen und Antworten für Beschäftigte

Hier beantworten wir Fragen speziell für Beschäftigte. Die Seite wurde am 17. März 2020 erstellt und wird regelmäßig ergänzt. Hinter der jeweiligen Frage steht das Datum, an dem sie beantwortet wurde.

Bei weiteren Fragen zum Arbeitsrecht und dienstlichen Angelegenheiten: Dezernat3@uv.ruhr-uni-bochum.de

Wie sind Rechnungen im Basisbetrieb einzureichen? (Stand: 2.4.2020)

Wie eine Rechnung im Basisbetrieb bei Dezernat 4 einzureichen ist, hängt davon ab, ob die Rechnung in Papierform oder digital in der Einrichtung eingegangen ist.

Rechnungen in Papierform:

Ist die Rechnung in Papierform in der Einrichtung eingegangen, muss sie zusammen mit den üblichen Unterlagen (zum Beispiel Kontierungsbeleg, Lieferschein, Vergleichsangebote) per Hauspost in einer grünen Mappe bei Dezernat 4/Kreditoren eingehen. Im Basisbetreib wird Dezernat 4 einmal täglich von der Hauspost beliefert.

Die sachliche/rechnerische Richtigzeichnung und das Ausfüllen des Kontierungsbelegs kann in der Einrichtung zuvor auf digitalem Wege erfolgen. Für die sachliche und/oder rechnerische Richtigzeichnung per E-Mail sind in der Betreff-Zeile der Lieferant und die Rechnungsnummer anzugeben. Kontierungsbeleg und Richtigzeichnung müssen dann ausgedruckt und mit der Rechnung und den üblichen Unterlagen als ein Vorgang in der grünen Mappe an das Dezernat 4, Kreditoren geschickt werden.

Rechnungen in digitaler Form:

Wenn keine Originalrechnung in Papierform vorliegt, weil eine Rechnung in digitaler Form, zum Beispiel als PDF-Datei, in der Einrichtung einging, kann die Rechnung auch digital bei Dezernat 4/Kreditoren eingereicht werden. Die sachliche/rechnerische Richtigzeichnung und das Ausfüllen des Kontierungsbelegs kann in der Einrichtung zuvor auf digitalem Wege erfolgen. Für die sachliche und/oder rechnerische Richtigzeichnung per E-Mail ist in der Betreff-Zeile der Lieferant und die Rechnungsnummer anzugeben.

Die Rechnung, alle erforderlichen Unterlagen (zum Beispiel Kontierungsbeleg, Lieferschein, Vergleichsangebote), die Richtigzeichnung und der Kontierungsbeleg müssen in einer einzigen PDF-Datei als E-Mail-Anhang an kreditoren@uv.rub.de gesendet werden.

Falls zahlungsbegründende Unterlagen in Papierversion noch vorliegen, schreiben Sie bitte die „ER Beleg Nr.“-Belegnummer, die in Finanz-Info angegeben wird, auf die erste Seite. Außerdem ergänzen Sie bitte „bereits eingereicht“ und benennen den/die Ansprechpartner/in. Den Vorgang fügen Sie, sobald es möglich ist, in eine grüne Mappe ein und geben sie adressiert an das Dezernat 4/Kreditoren in die Hauspost.

Papierrechnungen digital einreichen (nur im Notfall, wenn etwa eine Mahnung vorliegt oder der Lieferant in eine existenzbedrohende Notlage geraten würde):

Ist eine Rechnung in Papierform eingegangen und muss dringend bearbeitet werden, können die Unterlagen zuerst in digitaler Form in einer E-Mail an kreditoren@uv.rub.de gesendet werden (genaue Beschreibung siehe „Rechnungen in digitaler Form“) und dann auf dem Postweg nachgereicht werden. Die E-Mail muss den Hinweis enthalten: „Die Unterlagen in Papierform werden unter Angabe der ER Beleg Nr. XXX mit der Hauspost zur Archivierung gesendet, sobald dies möglich sein wird.“ Sie enthält außerdem: gescannte Rechnung, zahlungsbegründende Unterlagen, sachliche und/oder rechnerische Richtigzeichnung, Kontierungsbeleg und Begründung des Notfalls.

Alle Rechnungsunterlagen in Papierform werden in einer grünen Mappe an Dezernat 4/Kreditoren geschickt. Drucken Sie auch den Text der E-Mail, die Sie zuvor geschickt haben, aus und legen Sie ihn als erste Seite in die Mappe, Schreiben Sie die ER Beleg Nr. XXX hier auf und geben Sie die/den Ansprechpartner/in an.

Sonderrechnungsformate wie Auslagenrechnungen, Honorarverträge, Auszahlungsanordnungen:

Reisekostenabrechnungen unter 500 Euro sowie sämtliche Auslagenabrechnungen (ohne Wertgrenze) werden im Basisbetrieb vorerst nicht bearbeitet, es sei denn, die nicht vorgenommene Erstattung führt zu einer finanziellen Notlage des Auslegenden.

Honorarrechnungen und Auszahlungsanordnungen können nur in Papierform eingereicht werden.

Für Rückfragen zur Rechnungszahlung stehen Dr. Birgit Felten (Abteilungsleiterin Finanz-und Rechnungswesen, 0234 3228128) und Christoph Rittinghaus (Sachgebietsleiter Kreditoren, 0234 3225873) zur Verfügung.

Sind im Basisbetrieb interne Umbuchungen möglich? (Stand: 2.4.2020)

Interne manuelle Umbuchungen sind möglich. Papierversionen sind vorzuziehen. In den anderen Fällen kann der unterschriebene Umbuchungsantrag auch als PDF-Datei an importe@uv.rub.de gesendet werden.

Wie sind Beschaffungsanträge einzureichen? (Stand: 2.4.2020)

Dringende Beschaffungsanträge können für die Zeit des Basisbetriebs auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle die sachliche Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag handschriftlich zu bestätigen, ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. In gleicher Weise können auch dringende Dienst- und Honorarverträge übersandt werden.
Für Rückfragen steht die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de

Für Rechnungen zu Bestellungen der Zentralen Beschaffung finden sich weitere Informationen unter „Wie sind Rechnungen im Basisbetrieb einzureichen“?

Welche Regeln gelten nun für alle Beschäftigten der RUB? (Stand: 1.4.2020)

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Abstand wahren, Körperkontakte vermeiden. Egal ob im privaten Bereich und am Arbeitsplatz.
  • Nutzung der Aufzüge nur durch Einzelpersonen
  • Erkrankte Personen und Kontaktpersonen müssen für bestimmte Zeit isoliert werden, damit sie keine weiteren Personen anstecken.
  • Kontakte mit Personen vermeiden, die Symptome eines Atemwegsinfektes (Husten, Schnupfen, gegebenenfalls Fieber, Halsschmerzen) aufweisen.

Die Kommunikation untereinander

  • Strikter Verzicht auf Begrüßungsrituale (Händeschütteln, Umarmungen)
  • Gespräche, Dienstbesprechungen, Unterweisungen und so weiter möglichst telefonisch, per Video-Konferenz oder Mail

Verhalten von Gruppen in Räumen

  • Sozialräume: Nutzung ausschließlich durch Beschäftigte, für die am Arbeitsplatz das Essen und Trinken nicht erlaubt ist (zum Beispiel in Werkstätten und Laboren). Anwesenheit von einer oder wenigen Personen im Mindestabstand von 1,5 Metern und nebeneinander (nicht gegenüber). Entsprechend zeitgestaffelte Pausen planen und Sozialräume mit wenigen Sitzgelegenheiten im Abstand von mindestens 1,5 Metern vorbereiten.
  • Büroarbeitsplätze: Möglichst Arbeiten in Einzelbüros. Ist es nicht vermeidbar, dass mehrere Beschäftigte einen Raum nutzen, muss ein Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten werden. Nutzen mehrere Personen kleinere Büroräume, sollten diese gegebenenfalls in einem zeitgestaffelten Rotationsverfahren arbeiten, bei der nur eine Person anwesend ist.
  • Werkstätten und Labore: Auch hier möglichst allein arbeiten. Wenn Alleinarbeit aufgrund der Tätigkeit nicht möglich oder bei gefährlichen Arbeiten nicht erlaubt ist (zum Beispiel bei verletzungsgefährdenden Handwerksarbeiten, Umgang mit Gefahrstoffen mit hohem Gefährdungspotenzial), möglichst Abstand halten.

Verhalten von und mit Corona-Erkrankten

  • Personen, die gesichert an COVID-19 (mit positivem Testergebnis) erkrankt sind, dürfen erst dann wieder den Campus und die Einrichtungen der RUB betreten, wenn die vom Gesundheitsamt angeordnete Quarantäne beendet ist. Dies ist bei milden Krankheitsverläufen frühestens 14 Tage nach Krankheitsbeginn und mindestens 48 Stunden Symptomfreiheit der Fall. Nach schwerem Krankheitsverlauf mit Krankenhausaufenthalt wird die Kontaktaufnahme der Erkrankten mit der Betriebsärztin der RUB empfohlen (betriebsarzt@rub.de). Die ärztliche Schweigepflicht wird hierbei selbstverständlich gewahrt.
  • Kontaktpersonen, die direkten Kontakt mit einer an COVID-19 erkrankten Person hatten, dürfen erst nach Ablauf der vom Gesundheitsamt verhängten Quarantäne den Campus und die Einrichtungen der RUB betreten (frühestens 14 Tage nach dem Kontakt)

Verhalten von Personen aus Risiko-Gebieten

  • Personen, die innerhalb der letzten 14 Tage aus einem Risikogebiet im Ausland oder einem besonders betroffenen Gebiet in Deutschland gekommen sind, dürfen für 14 Tage nach Verlassen der Gebiete den Campus und die Einrichtungen der RUB nicht betreten.

Verhalten von Personen mit Symptomen

Personen mit Symptomen eines Atemwegsinfektes (Husten, Schnupfen, Halsschmerzen und/oder Fieber) dürfen nicht am Arbeitsplatz erscheinen. Sie müssen sich telefonisch oder per E-Mail beim Vorgesetzten melden und für acht Tage dem Arbeitsplatz fernbleiben. Bei stärkeren oder anhaltenden gesundheitlichen Beschwerden wird eine telefonische Kontaktaufnahme mit dem Hausarzt empfohlen. In diesen Fällen erfolgt gegebenenfalls eine längere ärztlich attestierte Arbeitsunfähigkeit.

Regeln für Beschäftigte (PDF)

Wie können Reisekosten (auch für abgesagte Dienstreisen) geltend gemacht werden? (Stand: 30.3.2020)

Grundsätzlich können alle entstandenen Kosten per Auslagenrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. Waren Reisekosten nicht vollständig oder nur teilweise stornierbar, müssen dazu Nachweise der Auslagenrechnung beigelegt werden. Erhaltene Abschläge müssen deutlich sichtbar auf der Auslagenrechnung vermerkt werden.

Wird der Antrag auf Reisekostenerstattung während des Basisbetriebs der RUB per Mail gestellt, muss
- der oder die Anordnungsbefugte die „Sachliche Richtigkeit“ ebenfalls per Mail bestätigen.
- die Mail eine Erklärung enthalten, dass die Kosten mit den Originalbelegen nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut geltend gemacht werden.

Tagungen und Konferenzen:
Hier muss der Auslagenrechnung ein Nachweis über die Absage beigelegt werden. Dieser Nachweis ist nicht erforderlich bei Ländern oder Regionen, die inzwischen ein grundsätzliches Einreiseverbot haben.

Umbuchung von Flügen:
Aufgrund der unklaren Entwicklung wird davon abgeraten, Umbuchungen von Flügen anzunehmen, die gegebenenfalls angeboten werden.

Gibt es Betreungsangebote für Kinder von Beschäftigten? Oder anderweitige Regelungen? (Stand: 25.3.2020)

Beschäftigte, die zur Betreuung ihrer Kinder unter zwölf Jahren zu Hause bleiben müssen, weil die Betreuung der Kinder aufgrund der Schließung von Betreuungseinrichtungen nicht sichergestellt werden kann, werden bis auf weiteres ins Homeoffice versetzt. Wenn dies nicht möglich ist, werden sie unter Fortzahlung des Gehaltes vom Dienst freigestellt. Sie sind aber trotzdem generell verpflichtet, zwischen 9 und 15 Uhr telefonisch erreichbar zu sein. Wer von dieser Regelung Gebrauch machen muss, nimmt bitte Kontakt mit dem oder der Vorgesetzten auf und informiert das Dezernat für Personal und Recht.

Wird im Basisbetrieb Post zugestellt? (Stand: 25.3.2020)

Alle an der RUB einlaufenden Post- und Paketsendungen werden an der zentralen Poststelle angenommen (intern und extern). Es besteht auch die Möglichkeit, Post- und Paketsendungen täglich zwischen 7 Uhr und 12 Uhr in der zentralen Poststelle persönlich abzuholen. Die zentrale Poststelle ist zu diesen Zeiten wie gewohnt unter der Telefonnummer 22957 erreichbar. Vor dem Hintergrund der aktuell dünnen Personaldecke ist die Anfahrt der Außenliegenschaften nicht möglich.

Einmal pro Woche, jeweils mittwochs, werden die Postfächer der Außenpoststellen auf dem Campus im Vormittagsbereich vollständig bestückt und stehen den Nutzerinnen und Nutzern ab 12 Uhr zur Abholung bereit, erstmals am Mittwoch, 25. März 2020. Folgende Postfächer werden bestückt: IA, IB, IC, ID, NC, MA, GB, GD.

Die Ausgangspostfächer der Außenpoststellen auf dem Campus werden alle zwei Tage geleert, und die Post wird in den Versand gebracht.

Was ist mit bereits eingereichtem Urlaub, den man nun nicht nutzen kann, weil Reisen nicht möglich sind? Kann der Urlaub storniert werden? (Stand: 20.3.2020)

Bereits genehmigter Urlaub muss in der Regel genommen werden, da sich sonst zu viel Urlaub für die zweite Jahreshälfte ansammeln würde. Eine Ausnahme besteht für die Mitarbeiter, die wieder in den Dienst versetzt werden, um den Notbetrieb aufrecht zu erhalten. Der Urlaub wird dann nach Bestätigung der Vorgesetzten im Nachhinein gutgeschrieben. Das System zur Beantragung, Genehmigung und Stornierung von Urlaub kann seit dem 16.3.2020 bis auf weiteres nicht mehr genutzt werden.

Was passiert mit Arbeitsverträgen, die während des Basisbetriebes verlängert werden müssen? (Stand: 19.3.2020)

Das Personaldezernat bearbeitet weiterhin Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen. Nähere Informationen folgen gegebenenfalls.

Bleiben die Parkhäuser geöffnet? (Stand: 18.3.2020)

Die Parkhäuser auf dem RUB-Campus bleiben normal geöffnet. P4-8 sind frei befahrbar, P1-3 mit Zugangsschlüssel. Wer auf den Besucherparkplatz möchte, kann sich über die Gegensprechanlage melden.

Kommen Azubis zur Arbeit? (Stand: 17.3.2020)

Auszubildende kommen seit Montag, 16.3., nicht mehr zur RUB zu Arbeit.

Bleibt der Arbeitsbetrieb an der RUB regulär bestehen? (Stand: 17.3.2020)

Der Arbeitsbetrieb der RUB bleibt nicht regulär bestehen, auf dem Campus wird nur ein Basisbetrieb erfolgen. Die Gebäude sind ab dem 18. März bis auf weiteres geschlossen.

Wer entscheidet, ob Home Office möglich ist? Kann das der Beschäftigte selbst? (Stand: 17.3.2020)

Ob Homeoffice möglich ist, entscheiden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Absprache mit ihren Vorgesetzen.

Bekomme ich während einer Quarantäne mein Gehalt? (Stand: 16.3.2020)

Werden Beschäftigte durch das zuständige Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt, ist diese Anordnung bindend. Diese Anordnung bekommen Sie schriftlich. In der Zeit wird Ihr Gehalt weitergezahlt.

Ordnet die RUB eine Quarantäne an, bekommen Sie ebenfalls weiterhin Ihr Gehalt gezahlt.

Wie richte ich mein Homeoffice ein? (Stand: 16.3.2020)

IT-Services hat eine News-Seite mit IT-Hinweisen für Home Office veröffentlicht. Dort findet man Informationen dazu, wie man einen VPN-Tunnel und eine Rufumleitung einrichtet und wie man von extern seine E-Mails abrufen kann.

https://it-services.ruhr-uni-bochum.de/news/news00371.html.de

Handschlag
Hilfsangebote – Engagieren während der Coronakrise
Getty Images/iStockphoto
Aktuelle Informationen zu Corona
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