Fragen und Antworten für Beschäftigte

Die RUB setzt die Beschlüsse der Politik zum Umgang der Corona-Pandemie verantwortungsvoll und mit Augenmaß um. Zurzeit befindet sich die RUB im reduzierten Betrieb. Die Lehre findet wie gehabt online statt und wird dies auch bis auf weiteres tun. Auch der Großteil der Beschäftigten arbeitet weiterhin im Homeoffice.

Wichtige allgemeine Fragen und Antworten werden hier gesammelt. Detailregelungen, Informationen und Formulare werden darüber hinaus über die Plattform Riot bereitgestellt.

Welche Regeln gelten für alle Beschäftigten der RUB? (Stand: 15.5.2020)

Regeln zur Zusammenarbeit im reduzierten Betrieb

Abstand halten: Mindestens 1,5 m. Falls nicht möglich, Plexiglasabtrennung oder Mund-Nase-Bedeckung (Maske oder Tuch) verwenden.

Kommunikation: Jede Art von Austausch möglichst telefonisch, per E-Mail oder Videokonferenz.

Begrüßungsrituale: Strikter Verzicht! Kein Händeschütteln! Keine Umarmungen!

Räume grundsätzlich: Regelmäßig lüften bzw. technische Lüftung eingeschaltet lassen.

Enge Räume: (z.B. Aufzüge, Sanitärräume, Umkleiden, Kopierräume, Teeküchen) einzeln nutzen.

Sozialräume: Nutzung nur durch Personen, für die am Arbeitsplatz das Essen und Trinken verboten ist (z.B. Labor, Werkstatt). Nur einzelne oder wenige Personen gleichzeitig. Sitzplätze im Abstand von mindestens 1,5 m nebeneinander (nicht gegenüber).

Büroarbeitsplätze: Möglichst in Einzelbüros oder Homeoffice (bei Mehrfachbüros durch zeitgestaffelte Rotation, z.B. alternierend mit Homeoffice). Bei gleichzeitiger Nutzung durch mehrere Personen Sitzabstand von mindestens 1,5 m, nicht gegenüber und mindestens 10 qm pro Person einhalten.

Werkstätten und Labore: Abstandsregeln beachten. Persönliche Schutzausrüstung immer personenbezogen benutzen. Werkzeuge nach Möglichkeit personenbezogen verwenden, regelmäßig reinigen und bei Nutzung durch mehrere Personen möglichst Handschuhe tragen.

(Corona-)Regeln bei COVID-19-Erkrankung, Symptomen, Kontakt, Auslandsaufenthalt

COVID-19-Erkrankung liegt vor: Personen, die gesichert an COVID-19 (positives Testergebnis) erkrankt sind, dürfen den Campus und Einrichtungen der RUB erst wieder betreten, wenn das zuständige Gesundheitsamt die Quarantäne aufgehoben hat.

Bei Symptomen eines Atemwegsinfektes (Husten, Schnupfen, Halsscherzen mit/ohne Fieber) und bei neu aufgetretenen Geruchs- oder Geschmacksstörungen nicht zur Arbeit gehen, sondern Kontakt mit dem Hausarzt aufnehmen (gegebenfalls COVID-19-Test, Arbeitsunfähigkeit).

Kontakt mit erkrankter Person: Personen, die direkten Kontakt mit einer an COVID-19 erkrankten Person hatten, dürfen erst nach Ablauf der vom Gesundheitsamt verhängten Quarantäne den Campus und Einrichtungen der RUB betreten (frühestens 14 Tage nach dem Kontakt).

Während der Quarantänezeit nach einem Auslandsaufenthalt dürfen der Campus und Einrichtungen der RUB nicht betreten werden. Ob Quarantänepflicht besteht, hängt vom besuchten Land ab.

Diese Regeln für Beschäftigte als PDF auf der Plattform Riot.

Können aktuell Rechnungen bezahlt werden? (Stand: 15.5.2020)

Da die elektronischen Finanzsysteme der RUB derzeit nicht zur Verfügung stehen, müssen Überweisungen aktuell manuell erstellt werden. Alle Rechnungen werden bezahlt, es kommt aber zu Verzögerungen. Auslagenrechnungen können erst zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden.

Können Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen aktuell bearbeitet werden? (15.5.2020)

Aufgrund des Computerangriffs können Neueinstellungen und Weiterbeschäftigungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Technik und Verwaltung, Wissenschaftlichen Mitarbeitern sowie Wissenschaftlichen und Studentischen Hilfskräften zurzeit nicht bearbeitet werden. Sobald es technisch wieder möglich ist, werden alle Anträge schnellstmöglich bearbeitet.

Wie ist der Personaleinsatz im reduzierten Betrieb zu organisieren? (Stand: 4.5.2020)

Jede Arbeit vor Ort wird von den zuständigen Verantwortlichen durch ein Personaleinsatzkonzept (PEK) geplant und gegenüber der Fakultäts- beziehungsweise Verwaltungsleitung gemeldet. Die Personaleinsatzkonzepte werden von dort dem Krisenstab zur Kenntnis angezeigt und können dann umgesetzt werden.

Auf der Plattform Riot wird dieser Prozess aus Sicht von Vorgesetzten und Beschäftigten detailliert abgebildet. Neben weiterführenden Links findet man dort zahlreiche Download-Dokumente zur Einsatzorganisation: Personaleinsatzkonzept, RUB-Regeln zur Zusammenarbeit im reduzierten Betrieb, Checkliste für Führungskräfte, Unterweisungshilfe, Betriebsanweisung, Risikogruppen: Formular (der Prozess wird demnächst hier veröffentlicht), Anwesenheitsliste, Merkblatt für Fremdfirmen, Merkblatt für Besucher, Plakat „Abstand halten", Plakat „Hygienetipps", RUB Lageplan: Zugänge, Reinigung an der RUB.

Wie richte ich mein Homeoffice ein? (Stand: 4.5.2020)

Soweit es dienstlich möglich ist, sollen die Beschäftigten weiterhin im Homeoffice arbeiten.

IT-Services hat eine News-Seite mit IT-Hinweisen für das Homeoffice veröffentlicht. Dort findet man Informationen dazu, wie man einen VPN-Tunnel und eine Rufumleitung einrichtet und wie man von extern seine E-Mails abrufen kann.

Neben diesen eher technischen Tipps gibt es auf der Plattform Riot weitere allgemeine Tipps.

Wie wird im reduzierten Betrieb Post zugestellt? (Stand: 4.5.2020)

Alle an der RUB einlaufenden Post- und Paketsendungen werden an der zentralen Poststelle angenommen (intern und extern). Es besteht auch die Möglichkeit, Post- und Paketsendungen täglich zwischen 7 Uhr und 12 Uhr in der zentralen Poststelle persönlich abzuholen. Die zentrale Poststelle ist zu diesen Zeiten wie gewohnt unter der Telefonnummer 22957 erreichbar. Vor dem Hintergrund der aktuell dünnen Personaldecke ist die Anfahrt der Außenliegenschaften nicht möglich.

Dreimal pro Woche, jeweils montags, mittwochs und freitags, werden die Postfächer der Außenpoststellen auf dem Campus im Vormittagsbereich vollständig bestückt und stehen den Nutzerinnen und Nutzern ab 12 Uhr zur Abholung bereit. Folgende Postfächer werden bestückt: IA, IB, IC, ID, NC, GB, MA, GD.

Die Ausgangspostfächer der Außenpoststellen auf dem Campus werden an denselben Tagen geleert, und die Post wird in den Versand gebracht.

Campuspoststellen - Paketpost
Die Paketausgabe erfolgt montags, mittwochs und freitags in der Zeit von 10 bis 12 Uhr aus folgenden Paketräumen der Gebäudereihen:

  • Poststelle GB Süd 05/56: GA, GB, GC,
  • Poststelle IB Süd 01/114: IA, IB, IC, ID, IAN, IBN, ICN,
  • Infopunkt MA: MA, ZKF1, ZKF2, TM (ZVM)
  • Poststelle NC Nord 04/298: NB, NC, ND
  • Zentrale Poststelle: Alle übrigen Gebäude

Die Übergabe vor Ort wird begegnungsarm erfolgen

Was ändert sich im reduzierten Betrieb? (Stand: 29.4.2020)

Bis zum 3. Mai 2020 lief an der RUB die Phase des sogenannten begegnungsarmen Basisbetriebs. Am 4. Mai folgte als nächste Phase der sogenannte reduzierte Betrieb. Er brachte für viele Mitglieder der RUB nur wenige Änderungen mit sich. So werden die meisten Beschäftigten weiterhin im Homeoffice arbeiten.

Auch in Zukunft unterliegen alle Maßnahmen und Entscheidungen für den Betrieb der RUB den epidemiologischen Entwicklungen und politischen Rahmensetzungen.

Wer hat Anspruch auf Kinderbetreuung? (Stand: 28.4.2020)

Beschäftigte, die in kritischen Schlüsselpositionen arbeiten, und seit dem 27. April 2020 auch Alleinerziehende, haben im Notfall Anspruch auf Kinderbetreuung. Die Bescheinigung hierfür erhalten Sie bei der Stabsstelle Familiengerechte Hochschule. Weitere Informationen finden Sie auf der Plattform Riot.

Bietet der Hochschulsport Online-Kurse an? (Stand 28.4.2020)

Der Hochschulsport Bochum bietet seit dem 2. April ein Hochschulsport-Online-Angebot in Form von wöchentlichen Videos auf Youtube an.

Youtube Channel der RUB

Durch die Kooperation innerhalb des Dachverbandes können Studierende und Beschäftigte zusätzlich und bundesweit auf folgende Livekurse und Bewegungsvideos zugreifen. Details zur Teilnahme sind auf den jeweiligen Webseiten zu finden.

Gibt es Unterstützungsangebote für Beschäftigte mit Kind, schwangere Beschäftigte und pflegende Angehörige? (Stand: 22.4.2020)

Die Familiengerechte Hochschule berät Beschäftigte mit Betreuungs- und Pflegeverpflichtungen. Weitere Informationen finden Sie auf der Plattform Riot.

Kann die Ausbildung an der RUB weiter vor Ort fortgeführt werden? (Stand: 9.4.2020)

Nein. Dadurch, dass einige Ausbilder beziehungsweise Ausbildungsbeauftragte im Homeoffice arbeiten oder die Werkstätten geschlossen sind, ist eine Vorort-Betreuung nicht möglich. Ansprechpersonen finden Sie auf der Plattform Riot.

Wird die Gebühr für die Kurse des Hochschulsports zum Teil zurückerstattet? (Stand: 7.4.2020)

Alle Teilnehmenden mit Anrecht auf Teilerstattung haben vom Hochschulsport eine E-Mail erhalten. Die Laufzeit der Unifit-Karten wird für die Dauer der Schließung automatisch verlängert.

Sind im Basisbetrieb interne Umbuchungen möglich? (Stand: 2.4.2020)

Interne manuelle Umbuchungen sind möglich. Papierversionen sind vorzuziehen. In den anderen Fällen kann der unterschriebene Umbuchungsantrag auch als PDF-Datei an importe@uv.rub.de gesendet werden.

Wie sind Beschaffungsanträge einzureichen? (Stand: 2.4.2020)

Dringende Beschaffungsanträge können für die Zeit des Basisbetriebs auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle die sachliche Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag handschriftlich zu bestätigen, ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. In gleicher Weise können auch dringende Dienst- und Honorarverträge übersandt werden.
Für Rückfragen steht die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de

Weitere Informationen finden Sie auf der Plattform Riot.

Wie können Reisekosten (auch für abgesagte Dienstreisen) geltend gemacht werden? (Stand: 30.3.2020)

Grundsätzlich können alle entstandenen Kosten per Auslagenrechnung bei der Reisekostenstelle eingereicht werden. Waren Reisekosten nicht vollständig oder nur teilweise stornierbar, müssen dazu Nachweise der Auslagenrechnung beigelegt werden. Erhaltene Abschläge müssen deutlich sichtbar auf der Auslagenrechnung vermerkt werden.

Wird der Antrag auf Reisekostenerstattung während des Basisbetriebs der RUB per Mail gestellt, muss
- der oder die Anordnungsbefugte die „Sachliche Richtigkeit“ ebenfalls per Mail bestätigen.
- die Mail eine Erklärung enthalten, dass die Kosten mit den Originalbelegen nicht zu einem späteren Zeitpunkt erneut geltend gemacht werden.

Tagungen und Konferenzen:
Hier muss der Auslagenrechnung ein Nachweis über die Absage beigelegt werden. Dieser Nachweis ist nicht erforderlich bei Ländern oder Regionen, die inzwischen ein grundsätzliches Einreiseverbot haben.

Umbuchung von Flügen:
Aufgrund der unklaren Entwicklung wird davon abgeraten, Umbuchungen von Flügen anzunehmen, die gegebenenfalls angeboten werden.

Gibt es Betreuungsangebote für Kinder von Beschäftigten? Oder anderweitige Regelungen? (Stand: 25.3.2020)

Beschäftigte, die zur Betreuung ihrer Kinder unter zwölf Jahren zu Hause bleiben müssen, weil die Betreuung der Kinder aufgrund der Schließung von Betreuungseinrichtungen nicht sichergestellt werden kann, werden bis auf weiteres ins Homeoffice versetzt. Wenn dies nicht möglich ist, werden sie unter Fortzahlung des Gehaltes vom Dienst freigestellt. Sie sind aber trotzdem generell verpflichtet, zwischen 9 und 15 Uhr telefonisch erreichbar zu sein. Wer von dieser Regelung Gebrauch machen muss, nimmt bitte Kontakt mit dem oder der Vorgesetzten auf und informiert das Dezernat für Personal und Recht.

Was ist mit bereits eingereichtem Urlaub, den man nun nicht nutzen kann, weil Reisen nicht möglich sind? Kann der Urlaub storniert werden? (Stand: 20.3.2020)

Bereits genehmigter Urlaub muss in der Regel genommen werden, da sich sonst zu viel Urlaub für die zweite Jahreshälfte ansammeln würde. Eine Ausnahme besteht für die Mitarbeiter, die wieder in den Dienst versetzt werden, um den Notbetrieb aufrecht zu erhalten. Der Urlaub wird dann nach Bestätigung der Vorgesetzten im Nachhinein gutgeschrieben. Das System zur Beantragung, Genehmigung und Stornierung von Urlaub kann seit dem 16.3.2020 bis auf weiteres nicht mehr genutzt werden.

Bleiben die Parkhäuser geöffnet? (Stand: 18.3.2020)

Die Parkhäuser auf dem RUB-Campus bleiben normal geöffnet. P4-8 sind frei befahrbar, P1-3 mit Zugangsschlüssel. Wer auf den Besucherparkplatz möchte, kann sich über die Gegensprechanlage melden.

Bekomme ich während einer Quarantäne mein Gehalt? (Stand: 16.3.2020)

Werden Beschäftigte durch das zuständige Gesundheitsamt unter Quarantäne gestellt, ist diese Anordnung bindend. Diese Anordnung bekommen Sie schriftlich. In der Zeit wird Ihr Gehalt weitergezahlt.

Ordnet die RUB eine Quarantäne an, bekommen Sie ebenfalls weiterhin Ihr Gehalt gezahlt.

Handschlag
Engagieren während der Coronakrise
Getty Images/iStockphoto
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