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Kontakte-Verzeichnis

Die Ruhr-Universität Bochum stellt ihre Kontaktpflege mit RUB-externen Personen und Institutionen neu auf: mithilfe der Datenbank „Kontakte-Verzeichnis“ kann die RUB den Dialog mit ihren externen Stakeholdern zeitlich und inhaltlich besser koordinieren, doppelte Datensätze vermeiden und als Ruhr-Universität "mit einer Stimme" kommunizieren.

Die hierfür genutzte CRM-Software wird auf Servern der Ruhr-Universität gehostet und von IT.SERVICES betreut.

Kontakt

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Schreiben Sie uns Ihr Anliegen per E-Mail, wir kümmern uns darum und senden Ihnen eine Rückmeldung.

Schreiben Sie bitte an:

Ruhr-Universität Bochum
Kontaktemanagement, i. A. der Kanzlerin der RUB, Dr. Christina Reinhardt
Universitätsstraße 150
44801 Bochum

Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen des Kontakte-Verzeichnisses der RUB

Zweck und rechtliche Grundlagen

Das Kontakte-Verzeichnis der RUB dient der Ruhr-Universität zur datenschutzgerechten Sammlung, Speicherung und Verwaltung von Kontaktdaten, zur Kommunikation mit den eingetragenen Personen und zur Dokumentation der Kontaktpflege. Sie entscheiden selbst, ob Ihre Daten dauerhaft im Kontakte-Verzeichnis der RUB gespeichert werden.
Teil des Kontakte-Verzeichnisses ist das Alumni-Verzeichnis der RUB: Das Alumni-Verzeichnis ist ein Online-Portal mit Login- und Recherche-Möglichkeit für die eingetragenen Personen. Es dient der Kontaktpflege der Ehemaligen der RUB untereinander und mit der Ruhr-Universität selbst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, b, e EU-DSGVO, sowie § 8 Abs. 5 Hochschulgesetz NRW (für das Alumni-Verzeichnis).

Umfang der Verarbeitung

Sie entscheiden selbst, welche Angaben Sie im Kontakte-Verzeichnis hinterlegen (lassen). Dies können sein: Name, Kontaktinformationen, Arbeitgeber, Art der Beziehung zur RUB, Fakultätszugehörigkeit, Lebenslauf, Kontoverbindungsdaten etc..

Zur Dokumentation der Kontaktpflege wird eine Kontakthistorie im System gespeichert. Auf Wunsch teilt Ihnen die Ruhr-Universität mit, welche Daten in Ihrer Kontakthistorie gespeichert wurden.

Einmal im Jahr kann die Ruhr-Universität Sie anschreiben, um Sie zu informieren, welche Daten Sie in der Datenbank hinterlegt haben und Sie um eine Bestätigung bzw. Aktualisierung Ihrer Daten zu bitten.

Die hinterlegten Daten können in anonymisierter Form zur Erstellung von Statistiken/Auswertungen verwendet werden. Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse kann die Ruhr-Universität nutzen, um ihre Angebote zielgruppengerecht auszurichten.

Empfänger Ihrer Daten

Die von Ihnen gemachten Angaben werden im RUB Kontakte-Verzeichnis gespeichert. Die von Ihnen hinterlegten Daten werden auf einem Server der Ruhr-Universität Bochum gespeichert und verschlüsselt in das Internet übertragen. Die geltenden Bestimmungen der Datenschutzgesetze (insb. EU-DSGVO, DSG-NRW) werden von der Ruhr-Universität Bochum eingehalten. Die von Ihnen hinterlegten Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich an der RUB genutzt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen gesetzlicher Vorschriften: Im Falle dessen, dass die Ruhr-Universität mit externen Dienstleistern zusammenarbeitet, z. B. für den Versand von Postsendungen, wird dies mit einem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 EU-DSGVO abgesichert.

Mitarbeitende der Ruhr-Universität, die für die Kontaktpflege zuständig sind, haben durch einen passwortgeschützten und per Rechtemanagement gesteuerten Zugang Einsicht in und Zugriff auf das Kontakte-Verzeichnis der RUB. Diese autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Für das Alumni-Verzeichnis:

Gegebenenfalls haben auch Alumni-Manager in den Fakultäten der RUB durch einen passwortgeschützten Zugang Einsicht in und Zugriff auf ihre Gruppe innerhalb des Alumni-Verzeichnisses. Diese autorisierten Alumni-Manager in den Fakultäten sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Eingetragene Alumni haben durch einen passwortgeschützten Zugang Einsicht in und Zugriff auf ihre eigenen Daten sowie Einsicht in die Daten anderer eingetragener Alumni, sofern diese einer Sichtbarkeit für andere eingetragene Alumni zugestimmt haben.

Mit Ihrem Einverständnis zu den Nutzungsbedingungen erklären Sie, dass Sie die Kontaktmöglichkeiten, die Ihnen das RUB Alumni-Netzwerk und das RUB Alumni-Verzeichnis bieten, nicht für gewerbliche Zwecke benutzen werden. Dies gilt insbesondere für die Nutzung von Kontaktdaten zum Zwecke der Werbung für Waren und Dienstleistungen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskünfte zu der Verarbeitung Ihrer Daten. Sie können Daten berichtigen und löschen lassen und Sie können die Verarbeitung einschränken. Sie haben das Recht Ihre Daten in einem üblichen Format zu erhalten (Recht auf Datenmitnahme).

Bei Fragen oder Unsicherheiten bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten kontaktieren Sie bitte das Kontaktemanagement der RUB (E-Mail: alumni@rub.de, worldfactory@rub.de, spenderservice@rub.de) oder den Datenschutzbeauftragten der RUB (E-Mail: dsb@rub.de, Tel. +49 (0)234 32-28720, www.dsb.rub.de). Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, bei der zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Beschwerde einzulegen (www.ldi.nrw.de).

Dauer der Speicherung, Widerruf/Löschung

Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie jederzeit widerrufen: gemäß Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO, sowie § 8 Abs. 5 Hochschulgesetz NRW (für das Alumni-Verzeichnis).

Ihre Daten bleiben so lange gespeichert, wie Sie es möchten: Sie können Ihre Daten jederzeit aus dem Kontakte-Verzeichnis der RUB löschen lassen – es sei denn, es stehen dem gesetzliche Bestimmungen entgegen, wie z. B. eine Aufbewahrungspflicht von Spender*innendaten gemäß Aufbewahrungsrichtlinie der RUB. Für eine Löschung Ihrer Daten aus dem Kontakte-Verzeichnis wenden Sie sich bitte an das Kontaktemanagement der RUB.

Aus dem Alumni-Verzeichnis können Sie Ihre Daten jederzeit selbst löschen. Dafür steht Ihnen im Alumni-Verzeichnis eine entsprechende Funktion zur Verfügung.

Bochum, 21.01.2022

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