Notfallregelung an der RUB ab dem 18.03.2020
Notfallregelung an der RUB
Die Ruhr-Universität Bochum und alle ihre Einrichtungen werden ab Mittwoch, 18. März 2020, bis auf weiteres geschlossen, um einen wirkungsvollen Beitrag zur Bremsung der Pandemie zu leisten. Die Mitarbeiter*innen der Verwaltung arbeiten überwiegend im Homeoffice. Sie sind während der Servicezeiten von 9-15 Uhr telefonisch und per Mail erreichbar und versuchen, soweit es geht, Ihre Anfragen zu beantworten.
Dienstleistungen des Dezernates 7 (Personal u. Haushalt) im Basisbetrieb finden Sie hier:
Personal
Der Basisbetrieb im in der Personalabteilung des Dezernats 7 ist seit dem 19.03.2020 insofern sichergestellt, als dass alle Abteilungen ihre Dienstleistungen per Mail und telefonisch anbieten. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie auf unserer Web-Seite unter der Rubrik: Mitarbeiter/innen.
Stellenausschreibungen, Anträge zu Einstellungen und Verlängerungen, Honorarverträge und Lehraufträgen sowie Nebentätigkeitsanzeigen bzw. -genehmigungen können in digitaler Form per E-Mail mit den relevanten Unterlagen an die jeweiligen Sachbearbeiter*innen und Abteilungsleiter*innen geschickt werden. Die Originale sollen zu einem späteren Zeitpunkt per Post nachgereicht werden.
Urlaub: Die Urlaubskonten wurden seit Montag nicht mehr bearbeitet und auf Eis gelegt. Bereits genehmigte Urlaube können nicht storniert und müssen genommen werden. Sollten Mitarbeiter*innen dennoch „in den Dienst versetzt“ werden und nun auch tatsächlich arbeiten, um den Notbetrieb aufrecht zu erhalten, werden wir den Urlaub nach Bestätigung der Vorgesetzten im Nachhinein wieder gutschreiben.
Lohnfortzahlung: Auch, wenn Beschäftigte weder am Campus noch im Homeoffice arbeiten können, gilt die Lohnfortzahlung; hier ist die Bereitschaft der betroffenen Personen das ausschlaggebende Kriterium - die Zeit gilt als Bereitschaftsdienst und ist damit Arbeitszeit.
Von allen anderen erwarten wir ihren gewohnten Arbeitseinsatz. Dabei ist das Homeoffice, wenn möglich der reguläre Arbeitsplatz, ansonsten, wenn notwendig im begegnungsarmen Basisbetrieb, vor Ort.
Arbeitszeiterfassung: Wenn der Arbeitsaufwand niedriger ist - aus Gründen, auf die der Beschäftigte keinen Einfluss hat - als vertraglich vereinbart, werden die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten in der jetzigen Phase dennoch aufgeschrieben. In der Zeiterfassungstabelle empfiehlt sich im Normalfall in der Spalte „Art“ der Eintrag „DB“ für dienstbefreit. Für Personen, die auf Anweisung des Arbeitgebers aktuell Mehrarbeit leisten, wird bereichsintern eine Regelung gefunden, dass Überstunden, die dadurch entstehen, nicht verfallen.
Krank-/Gesundmeldung können per Mail an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter*innen und in Kopie an die Vorgesetzten geschickt werden, bei einer Krankmeldung, wenn möglich mit eingescanntem Attest.
Haushalt
Bestellungen/Beschaffungen
Dringende Beschaffungsanträge können für die Zeit des Basisbetriebs auch per Mail eingereicht werden und müssen nicht im Original vorliegen. Anstelle der handschriftlichen Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der Angaben im Beschaffungsantrag ist in der E-Mail eine entsprechende schriftliche Bestätigung ausreichend. Setzen Sie bitte das Dezernat 7 mit folgender Email-Anschrift in cc: rechnungen.med@uv.rub.de.
Für Rechnungen zu Bestellungen der Zentralen Beschaffung beachten Sie bitte die untenstehenden Hinweise zur Rechnungsbezahlung. Für Rückfragen steht Ihnen die Zentrale Beschaffung unter folgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: beschaffung@uv.rub.de
Rechnungsbezahlung
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass in der Zeit des Basisbetriebs keine internen Umbuchungen erfolgen und keine Innenumsätze gebucht werden.
Aufgrund der Umstände wird ausnahmsweise für die Zeit des Basisbetriebs die sachliche Richtigzeichnung in folgender digitaler Form zugelassen, sofern der/die zur sachlichen Richtigzeichnung befugte Person sich nicht vor Ort an der RUB befindet.
Die sachliche Richtigzeichnung kann in einer E-Mail erfolgen, in der in der Betreff-Zeile der Lieferant und die Rechnungsnummer angeben wird.
Papierrechnungen
Sobald eine Rechnung in Papierform eingeht, ist der gesamte Vorgang zur Zahlung ausschließlich per Hauspost an das Dezernat 7 zu leiten.
Sofern der/die zur sachlichen Richtigzeichnung befugte Person sich nicht vor Ort an der RUB befindet, ist ihr, so wie bisher der Vorgang per E-Mail zukommen zu lassen.
Die sachliche Richtigzeichnung hat in diesem Fall per Email an die Abteilung zu erfolgen und nicht an die E-Mail-Anschrift „rechnungen.med@uv.rub. In der Betreff-Zeile der E-Mail ist unbedingt der Lieferant und die Rechnungsnummer anzugeben. In der Abteilung wird die E-Mail dann ausgedruckt und dem Original-Vorgang zugeordnet, dann insgesamt per Hauspost an das Dezernat 7 weitergeleitet.
Nur so ist gewährleitet, dass in jedem Fall im Zentralen Rechnungswesen die Originalrechnungen für spätere Prüfungen durch etwaige Geldgeber vorhanden sind und im Nachhinein keine Doppelzahlungen erfolgen.
Scannen Sie bitte keine Rechnungen nebst Unterlagen ein und senden dem Dezernat 7 diese per Email an die o.a. Anschrift zu.
Rechnung als PDF – Datei
Ausschließlich dann, wenn die Rechnung als PDF – Datei per Email und nicht zusätzlich noch in Papierform eingeht, kann wie folgt verfahren werden, sofern der/die zur sachlichen Richtigzeichnung befugte Person sich nicht vor Ort an der RUB befindet :
Ihr wird der Vorgang - wie bisher auch – zugeleitet. Die sachlich Richtigzeichnung nebst Anlagen, in der in der Betreff-Zeile der Lieferant und die Rechnungsnummer angeben wird, erfolgt in diesem Fall per Email an die E-Mail-Anschrift „rechnungen.med@uv.rub und dem Text "Hiermit zeichne ich die im Betreff angegebene Rechnung sachlich richtig. Fügen Sie dieser Weiterleitungsmail folgende Unterlagen bzw. Bestätigung bei:
* einen ausgefüllten Kontierungsbeleg in PDF-Dateiform,
* die per E-Mail vorgenommene sachliche und/oder rechnerische Richtigzeichnung (siehe unten),
* die kurze Bestätigung, dass keine Papierrechnung vorliegt
* Rechnungen, Lieferschein und ggf. vergaberelevante Unterlagen in PDF-Dateiform
Reichen Sie diese Unterlagen nachträglich bitte nicht nochmals auf dem Postweg ein.
Informationen zur aktuelle Lage finden Sie hier
Verwaltung der Medizinischen Einrichtungen / Dezernat 7
Wir stellen uns vor...
Als Querschnitts-Dezernat sind wir für alle Belange der Medizinischen Einrichtungen zuständig. Mit zurzeit 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwalten wir über 70 Mio. € Landes- und Drittmittel pro Jahr, bearbeiten die Personalangelegenheiten von über 700 Fakultätsmitgliedern, unterstützen die Organe und Gremien der Fakultät, sind (Ansprech)-Partner/innen für unsere Uni-Kliniken, beraten, informieren und helfen bei fast jedem Anliegen rund um die Medizin der Ruhr-Universität Bochum.
Coronavirus
Die RUB genehmigt keine Reisen mehr nach China
Und welche Maßnahmen die Universität darüber hinaus trifft, um ihre Angehörigen zu schützen.
weitere Informationen
Umzug
Das Dezernat 7 wird Ende Februar/Anfang März 2020 umziehen. Die Personalabteilung kommt am 26.02.2020 zurück auf den Campus – Gebäude UV - , während die Abteilungen Finanzen und Drittmittel am 04.03.2020 in die Ferdinandstr. 13 am Hauptbahnhof gehen werden.
Damit Ihre Post schneller bei dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in ankommt, richten Sie Ihren Schriftverkehr an folgende Adressaten:
Personalangelegenheiten Dezernat 7 - Personal
Finanzangelegenheiten * Dezernat 7 – Finanzen
*Drittmittel und Haushalt
Bitte gehen Sie davon aus, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen an den Umzugs- und auch Folgetagen gar nicht bzw. nur eingeschränkt erreichbar sein werden.