Dienstvereinbarung über den Betrieb und die Nutzung der Telekommunikationsanlage in der Ruhr-Universität Bochum zwischen der Ruhr-Universität Bochum, vertreten durch den Rektor einerseits und dem Personalrat der wissenschaftlich / künstlerisch Beschäftigten der Ruhr-Universität Bochum, vertreten durch den Vorsitzenden andererseits.

1. Diese Dienstvereinbarung gilt für alle vom unterzeichnenden Personalrat vertretenen Beschäftigten der Ruhr-Universität Bochum.
2. Gegenstand dieser Dienstvereinbarung ist die Einführung und Nutzung der ISDN-Telekommunikationsanlage Siemens HICOM 300 E an der Ruhr-Universität Bochum.

1. Die Telekommunikationsanlage dient zum Telefonieren mit den in § 3 (3) aufgeführten Endgeräten. Ferner wird mit der Telekommunikationsanlage die Telefonkostenabrechnung durchgeführt. Die Telekommunikationsanlage kann zur Datenübertragung eingesetzt werden, wobei dafür die
• Dienstvereinbarung über Computeraufstellung und lokale Computervernetzung zwischen der Ruhr-Universität Bochum, vertreten durch ihren Rektor und dem Personalrat der wissenschaftlich/künstlerisch Beschäftigten (WPR), vertreten durch seinen Vorsitzenden vom 06.06.1994 und die
• Dienstvereinbarung über den Betrieb des hochschulinternen Rechnernetzes der Ruhr-Universität Bochum zwischen der Ruhr-Universität Bochum, vertreten durch ihren Rektor und dem Personalrat der wissenschaftlich/künstlerisch Beschäftigen (WPR), vertreten durch seinen Vorsitzenden vom 27.02.1995

gelten.

2. Ziel dieser Vereinbarung ist der Schutz personenbezogener Daten und des gesprochenen Wortes vor unzulässigem Gebrauch und des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung.
3. Der Umfang der Telekommunikationsanlage ergibt sich aus der Anlagenbeschreibung und den Begriffsbestimmungen, siehe Anlage 1.

1. Die Telekommunikationsanlage besteht aus technischen Einrichtungen zum Telefonieren und zur Datenübertragung nach Maßgabe des § 2 Abs. 1 dieser Dienstvereinbarung.
2. aus Vermittlungsplätzen für die Vermittlung von externen / internen Gesprächen,
3. aus Fernsprechendgeräten; an jedem Arbeitsplatz wird ein Endgerät mit den Leistungsmerkmalen der Anlage 2 installiert. Dabei gilt: wird ein wissenschaftlicher Mitarbeiter mit einem Endgerät mit Freisprecheinrichtung ausgestattet, so wird der Personalrat der wissenschaftlich / künstlerisch Beschäftigten der Ruhr-Universität Bochum darüber informiert und erhält die Möglichkeit innerhalb von 4 Wochen zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs wird ein Mitbestimmungsverfahren eingeleitet. Die Endgeräte dürfen ausnahmslos keine Raumüberwachung ermöglichen.
4. aus Zentralen Server-Einrichtungen für die Funktion
• Bedienung und Einrichtung des Systems
• Zentrale Gebührenerfassung und Gebührenbearbeitung der erfaßten Fernmeldegebühren,
5. aus der Einrichtung von 2 Elektronischen Telefonbüchern (I und II), die in der Anlage 1 beschrieben sind.
6. aus der Einrichtung von Störmelde- und Steuersystemen,
7. aus der Einrichtung von Verkehrsmeßsystemen,
8. aus den Telematic-Servern für die Unterstützung von Faxdiensten und dem elektronischen Telefonbuch II.
9. aus Systemen für die Anschaltung von externen Diensten zur Übermittlung von Daten,
10. aus Anschaltungsschnittstellen an das ISDN-Netz der Netzbetreiber.
11. Sie besteht ferner aus einer Anrufrückverfolgung.

Eine solche wird nur aufgrund richterlicher Anordnung eingesetzt.

12. Die Anlage verfügt ferner über Verbindungsdaten (Anlage 1 (2) a) und Betriebsdaten (Anlage 1 (2) b).

Verbindungsdaten werden im Anlagensystem zum Aufbau der Verbindungen gespeichert und verarbeitet.

Bei Abbau der Verbindung werden die Daten gelöscht, soweit sie nicht für Abrechnungszwecke benötigt werden.

Nur wenn Störungen gesucht und beseitigt werden müssen, dürfen personenbezogene Betriebsdaten erfaßt und gespeichert werden. Nach Abschluß der Reparatur werden die Daten sofort gelöscht. Die Dienststelle bezieht keine Betriebs- oder Verbindungsdaten von Dritten, z. B. die bei einer Fernwartung etwa anfallenden Daten von der Wartungsfirma.

Vor dem Abhören oder der Speicherung des gesprochenen Wortes bzw. von personenbezogenen Daten im Rahmen der Störungsbeseitigung werden die Betroffenen durch eine Mitteilung darüber informiert

13. Abgehende Gespräche

Wenn Amtsberechtigungen vergeben werden, erfolgt dies ohne Einschränkung.

14. Ankommende und interne Gespräche

Bei extern eingehenden Gesprächen und bei internen Gesprächen werden in der Anlage die erfaßten Verbindungsdaten nicht gespeichert und nicht ausgewertet. Grundsätzlich werden mit der TK-Anlage Telefongespräche weder abgehört, noch auf Ton- oder Datenträgern aufgezeichnet. Besonderheiten im Hinblick auf den zentralen Anrufbeantworter und den zentralen Faxspeicher werden an anderer Stelle dieser Dienstvereinbarung geregelt.

15. Gebührendatenverarbeitung

erfolgt wie bisher. Jedoch wird die Abrechnung von Privatgesprächen vollständig von der Abrechnung der Dienstgespräche getrennt abgewickelt (wie in der Dokumentation Pflichtenheft Version 0.105 Stand 01.09.1999 - Anlage 6).

16. Dienstgespräche

Für die Behandlung dienstlicher Gespräche gelten die Vorschriften über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (Dienstanschlußvorschriften - DAV) in der jeweils gültigen Fassung.

Nachfolgende Daten werden gespeichert und für die Abrechnung ausgewertet:

• Name, Vorname
• Nebenstellen-Nr.
• Datum, Uhrzeit
• angewählte Ziel-Nr.
• Anzahl der Gebühreneinheiten
• Dauer des Gespräches
• Kostenstelle.

Über die dienstlichen Gespräche werden in der Regel monatliche Gesprächsnachweise erstellt.

Die Summendaten dienstlicher Gespräche werden kostenstellenbezogen erfaßt.

Bei Gesprächen in Angelegenheiten der Personalvertretungen und anderer Stellen, die nicht der Dienstaufsicht unterliegen, werden, sofern die Gespräche von hierfür bestimmten Nebenstellen aus geführt werden, der Ort und die Telefonnummer des Gesprächsteilnehmers nicht erfaßt.

17. Private Telefongespräche

Es können über die TK-Anlage private Gespräche über das eigene Endgerät geführt werden. Diese werden entsprechend den Vorschriften über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (Dienstanschlußvorschriften - DAV) in der jeweils gültigen Fassung behandelt.

Das Führen privater Telefongespräche setzt die Vergabe einer persönlichen Identifikations-Nummer (PIN) voraus.

Eine PIN-Nr. wird jedem Mitarbeiter nach Festlegung zur Regelung der Gebührenabrechnung in einem verschlossenen Umschlag ausgehändigt.

Privatgespräche werden mit folgenden Einzeldaten gespeichert und für Zwecke der Abrechnung ausgewertet:

• Teilnehmer-Name
• Teilnehmer-Vorname
• Nebenstellen-Nr.
• PIN-Nr.
• Datum, Uhrzeit
• angewählte Ziel-Nr. mit Unterdrückung der letzten beiden Ziffern
• Anzahl der Gebühreneinheiten
• Dauer des Gesprächs
• Summenbetrag je Gespräch
• Summenbetrag je Verrechnungseinheit

Die im Zusammenhang mit der Gesprächsdatenerfassung gespeicherten Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Gebührenabrechnung gespeichert und ausgewertet.

Sie werden nicht weiter verarbeitet, aufgerechnet, ausgewertet oder mit anderen Daten verknüpft.

Die Daten werden gelöscht, sobald aus dem jeweiligen Abrechnungszeitraum keine Forderungen mehr gegen Kostenstellen / Mitarbeiter bestehen.

Zur Regelung von Forderungen werden die Gebührendaten bis 30 Tage nach der Abrechnung gespeichert und anschließend gelöscht.

18. Abrechnung privater Fernmeldegebühren.

1. Für die Telekommunikationsanlage wird eine schriftliche Systembeschreibung erstellt und als Teil der Dienstvereinbarung (Anlage 1) dieser beigefügt. Vor jeder Erweiterung der Anlage oder der Einführung bzw. Freischaltung weiterer Leistungsmerkmale wird der Personalrat unverzüglich und umfassend unterrichtet und gem. LPVG NW beteiligt. Nach erfolgter Zustimmung des Personalrats wird die Systembeschreibung entsprechend ergänzt und das jeweilige Leistungsmerkmal freigeschaltet.
2. In der Systembeschreibung werden die Hardware (mit Aufstellungsort), die Software, die Struktur der gespeicherten Daten, der aktiven Dienste und der Leistungsmerkmale sowie der verfügbaren Schnittstellen beschrieben.
3. Der Personalrat hat zum Zwecke der Kontrolle der Dienstvereinbarung in Begleitung des zuständigen Dezernenten/Stellvertreters jederzeit Zugang zu allen Räumlichkeiten und Geräten der Telekommunikationsanlage. Der Personalrat hat das Recht, im Rahmen des § 40 LPVG NW einen Sachverständigen hinzuzuziehen, wenn und soweit nach Ausschöpfung der Informationsmöglichkeiten innerhalb der Dienststelle noch Informationsbedarf besteht. Die Kosten übernimmt die Dienststelle. Der Personalrat kann in Anwesenheit des zuständigen Dezernenten /Stellvertreters Einsicht in die Systemprotokolle, in die Ausdrucke der Systemdaten und in die vom Hersteller bereitgestellte Softwaredokumentation nehmen.

1. Die Telekommunikationsanlage wird durch das Dezernat 8 - Informations- und Kommunikationsdienste - oder Beauftragte des Hersteller- bzw. Wartungsunternehmens, die bei Störungen und der Softwarepflege hinzugezogen werden können, gewartet. Die Telekommunikationsanlage wird mit geeigneten technischen Mitteln, dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend gegen unberechtigten Zugang und unbefugten Gebrauch gesichert.
2. Eine Ferndiagnose wird nur im Ausnahmefall durchgeführt werden, etwa dann, wenn Fehler in der Anlage aufgetreten sind, die aus eigener Kraft nicht behoben werden können. Dabei wird die Telefonverbindung jeweils vor Ort physikalisch aufgebaut und nach Abschluß der Arbeiten physikalisch unterbrochen. Hierbei wird sichergestellt, daß Daten nicht ungewollt oder unerlaubt übermittelt werden.
3. Die mit Wartungsaufgaben betrauten Mitarbeiter werden verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis zu wahren und die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangten Informationen nicht weiterzugeben oder zu verwenden. Beteiligte fremde Unternehmen werden entsprechend vertraglich verpflichtet.
4. Vor jeder Erweiterung der Anlage oder Einführung bzw. Freischaltung weiterer Leistungsmerkmale wird der Personalrat unverzüglich und umfassend beteiligt.

1. Zugang zu den Betriebsräumen der TK-Anlage haben das zuständige Fachpersonal und die vom Verantwortlichen dazu autorisierten Personen. Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen obliegt dem zuständigen technischen Dezernenten. Die zum Zugang bzw. Zugriff berechtigten Personen werden dem Personalrat namentlich bekannt gemacht. Andere Personen dürfen die Betriebsräume nur beaufsichtigt betreten.
2. Alle Server im Rechenzentrum sind im Serverraum des Rechenzentrums aufgestellt. Dem Bedienpersonal des Rechenzentrums wird eine Liste mit Lichtbild der zugangsberechtigten Mitarbeiter ausgehändigt.
3. Datenträger werden so gesichert, daß es für Unbefugte unmöglich ist, die auf den Datenträgern gespeicherten Daten zu lesen, zu verändern, zu löschen oder zu entwenden.
4. Alle gespeicherten Daten und Gebührendaten werden jederzeit so gesichert, daß Unbefugte sie nicht einsetzen, einsehen, verändern oder entwenden können.
5. Für die Telekommunikationsanlage wird ein Datenschutzkonzept erstellt, das die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Datenschutzgesetz festlegt (Anlage 4).

Jeder Zugriff auf Gebührendaten wird protokolliert.

1. Die Beschäftigten werden über die Leistungsmerkmale und die Bedienung der TK-Anlage informiert.
2. Die Beschäftigten entscheiden in Absprache mit dem jeweiligen Vorgesetzten bzw. nach pflichtgemäßem Ermessen, ob sie bei kurzfristiger Abwesenheit von ihrem Arbeitsplatz die ankommenden Gespräche auf die Nebenstelle umleiten, an der sie erreichbar sind.
3. Die Umleitung von Gesprächen auf andere Nebenstellen ist nur mit Einverständnis der Betroffenen zulässig. Durch organisatorische Maßnahmen wird sichergestellt, daß niemand durch Anrufumleitung unzumutbar belastet wird.
4. Verfügt ein Telefonanschluß über Zusatzeinrichtungen zum Lauthören oder Freisprechen, ist die Benutzung dieser Zusatzeinrichtung nur dann zulässig, wenn alle an dem Telefongespräch beteiligten Personen damit einverstanden sind.

Im Telefonverzeichnis wird gekennzeichnet, bei welchen Anschlüssen die Zusatzeinrichtungen Lauthören oder Freisprechen vorhanden sind.

Personen, die über Telefongeräte mit entsprechenden Zusatzeinrichtungen verfügen, geben gegenüber der Dienststelle eine Erklärung ab, diese Zusatzeinrichtung nur entsprechend der Regel des Satzes 1 einzusetzen.

5. Werden Daten erhoben, die Inhalt und Geist der Dienstvereinbarung widersprechen, so besteht ein Verwertungsverbot.

Inkrafttreten.

Diese Dienstvereinbarung tritt am Tage nach ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie wird unverzüglich in den Amtlichen Bekanntmachungen der Ruhr-Universität Bochum veröffentlicht. Die Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt werden. Auf die Nachwirkung gem. LPVG NW wird verwiesen. Soweit einzelne Regelungen dieser Dienstvereinbarung aufgrund anderweitiger Regelungen unwirksam sind oder werden sollten, wird die Wirksamkeit der übrigen Teile dadurch nicht berührt.

Bochum, den 05.10.1999