Alles KL(A)R!
Abschlussbericht
der Projektgruppe Kosten- und Leistungsrechnung liegt
vor
Nach dreieinhalb Jahren gab es als Anerkennung eine Urkunde
von Kanzler Gerhard Möller. Zwischen November 1999
und Juni 2003 hatten die 13 Mitglieder der Projektgruppe
Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) allerdings auch eine
Menge Arbeit erledigt. Immerhin galt es, den Erlass des
NRW-Wissenschaftsministeriums (MWF) vom August 1999 zur
Einführung der KLR an den nordrhein-westfälischen
Hochschulen umzusetzen. Gerhard Möller sprach ob
der Größe der Gruppe und der Dauer des Einsatzes
von „einer neuen Dimension der Projektarbeit“.
Projektleiterin Martina Rothacker (Informations- und Kommunikationsdienste,
Dezernat 6) war froh, am 5. Juni den 134 Seiten starken
Abschlussbericht vorlegen zu können. Darin geht es
um die „Einführung der KLR an der RUB“
und somit um einen Einschnitt ins tägliche Arbeitsleben,
denn die RUB funktioniert nun fast wie ein Unternehmen.
Bereits seit 2001 arbeiten alle Unieinrichtungen mit Kostenarten.
Wer etwas über die Zentrale Beschaffung (Dezernat
4) beziehen möchte, gibt seitdem seinem Warenwunsch
eine Nummer, z. B. die 331 für die Kostenart „Literatur
und Informationsversorgung“. Neben vielen anderen
Nummern taucht sie seit November 2000 im Kostenartenhandbuch
der RUB auf. Zusammen mit den Kostenstellen, der Leistungsrechnung
und der Kostenumlage (Verursacherprinzip) bilden die Kostenarten
das Herz der KLR. Sie wird in beinahe allen Unternehmen
angewandt. Die KLR-Projektgruppe machte die Kosten-
und Leistungsrechnung für die RUB tauglich.
Zunächst wurden also die Kostenarten benannt.
Anschließend wurden anhand der bestehenden Ordnungsnummern
die Kostenstellen zugeordnet und die Frage beantwortet:
Wo genau entstehen die Kosten? Da laut MWF nur Lehreinheiten
(als Erbringer der originären universitären
Aufgaben Lehre und Forschung) Kostenstellen sein sollen,
beschränkt sich ihre Zahl an der RUB auf 47. Hinzu
kommen sechs sog. Endkostenstellen: Zentrale Wissenschaftliche
Einrichtungen (wie das Institut für Soziale Bewegungen),
die keine Lehre anbieten. Denn letztlich geht es darum
zu ermitteln, welche Kosten eine bestimmte Lehreinheit
(z.B. Germanistik) verursacht, wenn sie lehrt und forscht.
Mit den Resultaten kann verglichen werden: Wie steht die
Bochumer Germanistik im Verhältnis zu anderen Lehreinheiten
an der RUB oder zur Germanistik in Münster dar? So
wird Transparenz erzeugt.
Die Kostentransparenz gehörte zu den wichtigsten
Zielen, die mit dem Einführen der KLR verbunden waren,
andere Ziele lauteten: Förderung des Kostenbewusstseins;
wirtschaftlicher Mittelverbrauch; Offenlegen des Ressourcenverbrauchs
der Hochschule, langfristige Planung nach wirtschaftlichen
Kriterien; Preisermittlung für innerbetriebliche
Leistungsverrechnung und Entscheidungsunterstützung.
Dank der KLR besitzt nun jede Kostenstelle einen Überblick
ihrer Kosten und hat ein geeignetes Steuerungsinstrument
zur Hand. Einen Überblick verschafft sich seit April
2003 auch das MWF, das jährlich Berichte für
die Kostenstellen der RUB erhält. Der Bericht enthält
eine Übersicht der in der Lehreinheit entstandenen
Kosten, aufgegliedert nach Kostenarten: Welche Personalkosten
sind entstanden? Welche laufenden Sachkosten sind angefallen,
z.B. für Literatur oder Fahrzeughaltung? Aufgelistet
werden weiterhin Drittmittel, Studierendendaten (Zahl
der Studierenden, Absolventen, Promotionen), Personaldaten
und Nutzungsfläche.
Dabei fehlen zwei Punkte: Bewirtschaftungskosten (Energie,
Reinigung, etc.) und Miete. Diese Kosten werden nach
dem Verursacherprinzip umgelegt. Vereinfacht gesagt:
Die RUB zahlt pro Jahr eine Summe X an Mietzins an den
Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW. Aufgrund ihrer räumlichen
Größe entfallen davon Y Prozent auf die Lehreinheit
Z. Ähnlich werden ihre Anteile für Strom, Wasser
etc. ermittelt.
So weit, so gut. Doch was ist mit uns? Fragt sich z.B.
die Unibibliothek (UB). Fragen sich auch der Botanische
Garten, der Asta, die Kunstsammlung, die RUBENS-Redaktion
oder das Akademische Auslandsamt. Fragt sich die gesamte
Universitätsverwaltung (UV). Fragen sich noch viele
mehr, die Kosten verursachen. Es sind allerdings keine
Kosten, die direkt für Forschung und Lehre entstehen.
Stattdessen unterstützen die Zentralen Einrichtungen
(UB, Rechenzentrum, etc.) und die UV ausschließlich
die Lehreinheiten bei deren Arbeit. Deshalb fließen
diese Kosten als Sekundärkosten in die Bilanz der
Lehreinheiten. Im Bericht ans MWF zählen sie zu den
Bewirtschaftungskosten und wurden genau wie diese zuvor
umgelegt – z. T. anhand eines vom Ministerium vorgegebenen
Schlüssels, z. T. anhand von Kriterien der KLR-Projektgruppe.
Fassen wir zusammen: Die Projektgruppe hat alles, was
an der RUB beschafft werden kann, als Kostenart neu definiert.
Sie hat mit Hilfe der Ordnungsnummern 53 für Forschung
und Lehre relevante Kostenstellen ausgemacht. Sie
hat Schlüssel festgelegt, mit denen bestimmte Kosten
umgelegt werden. Die Projektgruppe hat zudem Software
entwickelt oder optimiert, mit der die KLR an der RUB
fortan im Normalbetrieb läuft (übers Dezernat
4).
Bleiben die Leistungen. „Das ist der wunde Punkt“,
konstatieren übereinstimmend Projektleiterin Martina
Rothacker und Kanzler Gerhard Möller: „Darüber
gibt es landesweit noch keinen Konsens.“ Leistungen
könnten z.B. in den Bereichen Forschung und Lehre
definiert werden. Zunächst losgelöst von den
Entscheidungen auf Landesebene möchten Martina Rothacker
und Gerhard Möller diese Frage innerhalb der Uni
diskutieren.
Vorrang hat jedoch ein Folge-Projekt. Die Kostenrechnung
soll in ein ein hochschulinternes Berichtswesens münden:
u.a. mit detaillierten Berichten über die Kostenumlage.
Die Projektgruppe
Die Projektgruppe Kosten- und Leistungsrechnung begann
ihre Arbeit im November 1999. Nach einer Weiterbildung
sowie 55 Sitzungen zuzüglich vielen Treffen von
thematisch spezialisierten Arbeitsgruppen endete die
Arbeit am 5. Mai 2003 mit einer Feedback-Veranstaltung.
Zu diesem Zeitpunkt gehörten der Projektgruppe
folgende 13 Mitarbeiter/innen an: Ingrid Kalkühler-Hoffmann
(Dez. 1), Christa Treuten (Dez. 2), Hans-Jürgen
Weituschat (Dez. 3), Thorsten Buderus, Edith Dierks,
Walter Kraut, Beate Sank (alle Dez. 4), Wolfgang Gröne
(Dez. 5), Marius Grzybowski, Martina Rothacker (Projektleiterin),
Hans-Dieter Tewes (alle Dez. 6), Gabriele Gregor (Dez.
7) und Britta Juhre (Unterstützung des Projektmanagements).
Sie erhielten am 5. Juni als Anerkennung ihrer Leistung
ein Zertifikat von Kanzler Gerhard Möller.
Infos im Netz: www.ruhr-uni-bochum.de/klr/
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