RUBENS Nr. 146 - 1. November 2010
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Vernetzte SekretÄrinnen

Der Arbeitskreis Sekretariatsmanagement berät, und informiert und hilft im Büroalltag

„Der Beruf der Sekretärin ist einsam”, sagt Christine Krämer, früher selbst Sekretärin und nun Mitglied des RUB-Personalrates. 408 Sekretärinnen und zwei Sekretäre arbeiten an der Ruhr-Universität. Viele von ihnen treffen sich mehrmals im Semester im Arbeitskreis Sekretariatsmanagement. Das ist alles andere als eine Kaffeeklatschrunde, denn es geht um wichtige Belange der Sekretärinnen, zum Beispiel um Probleme im Büroalltag. Mittlerweile ist der Arbeitskreis so groß, dass er nicht mehr übersehen werden kann: Auch das Personaldezernat ist aufmerksam geworden und möchte ihn unterstützen.

„Als 2003 ein praxisorientiertes Weiterbildungsangebot auslief, wünschten sich die Sekretärinnen, auch in Zukunft vernetzt und in Kontakt zu bleiben”, erklärt Tiziana Gillmann, Sekretärin des Gleichstellungsbüros, den Ursprung des Arbeitskreises. Federführend beim Aufbau war Monika Weise aus dem Personaldezernat. Sie fand in Christine Krämer und Tiziana Gillmann zwei kompetente Mitstreiterinnen. Mit ihnen leitete Monika Weise – ohne Freistellung, Geld oder sonstige Unterstützung – den Arbeitskreis (AK) und baute die Gruppe weiter auf. Nur durch Empfehlungen der Sekretärinnen untereinander wuchs der AK in den letzten sieben Jahren immer weiter: von anfangs fünf auf mittlerweile über 100 Sekretärinnen. „Zu manchen Sitzungen kommen 50 bis 70 von ihnen”, sagt Christine Krämer. Sie war Verwaltungsangestellte an der Fakultät für Physik und Astronomie, doch seit sechs Jahren ist sie freigestelltes Mitglied im Personalrat der RUB.

Infos und Problemlösungen

Der Arbeitskreis ist unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet. „Die Teilnehmerinnen können hier alle Probleme offen vortragen. Das ist uns sehr wichtig”, erklärt Monika Weise. Der Arbeitskreis will Sekretärinnen der gesamten Uni vernetzen und ihnen bei Problemen und Fragen zur Seite stehen. Er hilft auch bei Problemen mit Vorgesetzten und bei der Wiedereingliederung z.B. nach langer Krankheit oder Elternzeit. „Wir informierten über Themen wie Zusatzrente oder Änderungen im Tarifrecht”, erklärt Tiziana Gillmann. Es gab auch Veranstaltungen, bei denen Referent/innen Vorträge zu Datenschutz, Reisekostenabrechnung oder Änderungen in der Buchhaltung hielten.
Im Netzwerk der Sekretärinnen werden auch bereichsspezifische Probleme besprochen. „Wir haben jetzt Treffen eingeführt, die nach Gebäudereihen aufgeteilt sind”, erklärt Monika Weise. Überall gebe es spezifische Aufgaben: Bei den Geisteswissenschaften kann es passieren, dass eine Sekretärin zeitgleich für bis zu vier Professor/innen arbeite. „Da kommt es manchmal zu Problemen, wenn unklar ist, für welchen Vorgesetzten die Sekretärin gerade zuständig ist”, erklärt Christine Krämer. Die Lehrstühle der Ingenieur- und Naturwissenschaften weisen andere Schwierigkeiten auf, da sie sehr groß sind und oft umfangreiche Industriekooperationen haben, die ebenfalls betreut werden müssen.

Besseres Arbeitsklima

Trotz einigen Misstrauens von Vorgesetzten steigt die Akzeptanz des Arbeitskreises. Auch das Personaldezernat steht der Initiative der drei Frauen sehr positiv gegenüber. Das Arbeitsklima werde durch den Arbeitskreis verbessert und die Sekretärinnen seien zufriedener und selbstbewusster. „Die Gruppe kann häufig Probleme mildern, manchmal sogar komplett lösen”, sagt Christine Krämer. Durch die Einschaltung von offiziellen Stellen erhofft sich der Arbeitskreis mehr Akzeptanz unter Lehrstuhlinhabern und Vorgesetzen.
Eine Internetseite soll demnächst eine Plattform zum Austausch bieten. Es ist angedacht, dass durch ein Mentorenprogramm dienstältere Sekretärinnen ihren neu eingestellten Kolleginnen bei der Einarbeitung helfen und sie bei Problemen beraten. Im Semester finden ein großes und vier kleinere Treffen statt. „Die ergänzenden Termine sind nötig, da es einen größeren Bedarf unter den Kolleginnen gibt”, erklärt Tiziana Gillmann. Am 10. November (Mi, 10-12 h) findet die nächste große Sitzung des AK für alle Sekretärinnen der RUB im Senatssitzungssaal statt. Mit dabei sind die Leiterin des Personaldezernates, Dr. Gabriele Frohnhaus, und Michael Clemens, als Abteilungsleiter dort zuständig für Mitarbeiter/innen in Technik und Verwaltung.

Infos: Monika Weise, -23853, Monika.Weise@uv.rub.de; Tiziana Gillmann, -27837, Tiziana.Gillmann@rub.de; Christine Krämer, -27583, Christine.Kraemer@rub.de

Thorben Sommer, Foto: Marion Nelle | Themenübersicht