Zählen,
messen, wiegen
Inventur:
Bald geht es auf dem Campus los
Zum 1.1.2011 stellt die Ruhr-Uni ihre Haushaltsführung
um auf die doppelte Buchführung in Konten, kurz Doppik
(s.
RUBENS 128). Grundlage dafür ist die Eröffnungsbilanz.
Dafür erforderlich: eine Erhebung all dessen, was
die RUB an Vermögenswerten und Schulden besitzt –
die Inventur. Die Erhebung startet demnächst campusweit.
Inventur – da kommt einem der Supermarkt
in den Sinn, in dem einmal im Jahr alle Produkte in den
Regalen gezählt werden. So ähnlich werden auch
an der RUB alle Güter erfasst werden, genauer: Sie
bekommen einen Barcodeaufkleber. Doch gleich Entwarnung
an dieser Stelle: Es wird nicht jede PC-Maus oder Tastatur
einzeln erfasst und es gibt viele Möglichkeiten der
Vereinfachung.
Wenn es dann am 11.1.2010 los geht, schwärmen Mitarbeiter/innen
des Doppik-Teams aus, um gemeinsam mit je einem „Orts-
und Sachkundigen“ von der jeweiligen Einrichtung
zu inventarisieren. Dabei werden sie auf die vorhandenen
Bestandslisten zurück greifen und diese ggf. um vorhandene
Mehrbestände erweitern, wenn deren Anschaffungs-
und Herstellungskosten über 1.000 Euro liegen. Ein
grober Planungsvorschlag für die Inventur wird vom
Doppik-Team vorab an die Dekanate geschickt und in Einzelgesprächen
abgestimmt und angepasst. „Damit alles reibungslos
läuft, haben wir uns bei der Vorbereitung auf die
Unterstützung der drei Projektfakultäten Maschinenbau,
Philologie und Biologie verlassen können“,
sagt Beate Kornatz vom Doppik-Team. „Dafür
sind wir den Fakultäten sehr dankbar.“
Überraschungen erwartet
Noch vor dieser sog. körperlichen Inventur steht
allerdings die Buchinventur: Sie betrifft alles, auf
das man später keinen Aufkleber kleben kann, weil
es sich überwiegend um Nichtkörperliches handelt,
etwa Patente oder Forderungen. Um sich zunächst
einen groben Überblick über Sachverhalte zu
verschaffen, die der Verwaltung in der Form nicht bekannt
sind, verschickt das Doppik-Team daher einen Erhebungsbogen
an alle Einrichtungen. „Wir sind sehr gespannt,
was da alles zu Tage tritt“, sagt Beate Kornatz.
„Ich könnte mir gut vorstellen, dass wir
hier, wie auch bei der oben beschriebenen körperlichen
Bestandsaufnahme, die eine oder andere Überraschungen
erleben dürfen.“ Der Erhebungsbogen geht
an alle Einrichtungen, die eine eigene Ordnungsnummer
haben, wobei vorab eine Gruppierung vorgenommen wird,
wenn eine Person mehrere Ordnungsnummern verwaltet,
damit sie immer nur einen einzelnen Bogen ausfüllen
muss.
Die Angaben aus dieser Buchinventur werden um den Jahresbeginn
2011 herum konkretisiert. Zu diesem Zeitpunkt können
die einzelnen Einrichtungen schon konkrete Angaben zum
Beispiel dazu machen, welche Forderungen in welcher
Höhe zum Bilanzstichtag 1.1.11 noch offen sind.
„Mehr müssen die einzelnen Organisationseinheiten
nicht beitragen – den Rest erledigen wir in der
Verwaltung“, so Beate Kornatz. 95 Prozent der
Angaben, die in dem Fragebogen gemacht werden müssen,
werden nur ein einziges Mal für die Erstellung
der Eröffnungsbilanz gebraucht. Für die späteren
Folgebilanzen wird das Haushaltsdezernat die notwendigen
Daten aus dem laufenden Rechnungswesen aufstellen können.
Falls noch Fragen offen sind: Im Sommer lädt das
Doppik-Team zu Informationsveranstaltungen ein. Unterstützung
gibt es außerdem per Telefon unter -22289.
Info: http://www.rub.de/doppik
md
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