Universallösung

Die Ruhr-Uni erprobt ein neues Veranstaltungskonzept

Wer eine Tagung, ein Event, einen Workshop etc. plant, kann sich neuerdings an UNIversaal wenden. Das elfköpfige Serviceteam der RUB übernimmt die komplette Organisation: vom Raum bis zum Blumendekor. Es kümmert sich auch ums Sommerfest. Sheila Patel sprach mit Dr. Martina Hoffmann, der Leiterin von UNIversaal.

RUBENS: Frau Hoffmann, was genau steckt hinter UNIversaal?
Hoffmann: UNIversaal versteht sich als Service-Einrichtung. Wir suchen für die individuellen Wünsche der Veranstalter die entsprechenden Lösungen heraus. Wir beraten in allen Veranstaltungsfragen. Wir kümmern uns – je nachdem, wie viel Organisationsbedarf der Kunde hat – um die Raumbeschaffung, die richtige Technik, Dekoration, Büffet, Einladungen, Plakate und so weiter. Wir planen bei Anfrage auch das Rahmenprogramm, wir bieten Shuttle-Services an und Führungen sowohl im universitären Umfeld als auch im Ruhrgebiet.

RUBENS: Woher stammt die Idee für dieses zentrale Veranstaltungskonzept?
Hoffmann: Der Grundgedanke war, den Veranstaltern die aufwendige Organisationsarbeit abzunehmen. Das Problem bisher war, dass die RUB-Angehörigen in der Regel über wenig Erfahrung darin verfügen und die Arbeit bei den Sekretärinnen, den wissenschaftlichen Mitarbeitern etc. hängen bleibt. Vor allem für die, die so etwas zum ersten Mal machen, ist es ein unglaublich hoher Aufwand, an die richtigen Telefonnummern und an die richtigen Leute zu kommen. Wir von UNIversaal haben gute Kontakte, wir können zum Beispiel eine gute und nicht überteuerte Blumendekoration organisieren, ein leckeres Büffet und vieles mehr. Auch der Zuständigkeitsbereich liegt ab sofort bei uns. Wo man früher noch rumtelefonieren musste, um für Einzelheiten der Veranstaltung grünes Licht zu bekommen, reicht heute ein Telefonanruf bei uns.

Pakete schnüren

RUBENS: Was ist aus dem Koordinationsbüro geworden, das früher einen Teil dieser Angebote übernommen hatte?
Hoffmann: Das Koordinationsbüro ist in UNIversaal aufgegangen und erweitert worden. Früher gab es zwar das Basisangebot, aber es war trotz allem weder zentralisiert noch so umfangreich wie das Angebot von UNIversaal.
RUBENS: Wie finanziert sich UNIversaal?

Hoffmann: Die Zusatzangebote, also die Dienstleistungen, die über Raumsuche und Bereitstellung von Basistechnik hinausgehen, sollen bezahlt werden. Dabei handelt es sich aber um stark reduzierte Kosten. Es ist schwer, einen genauen Preis zu nennen, da die Beratung sehr individuell erfolgt. Wenn jemand eine Veranstaltung an der Uni plant, fragen wir erst einmal nach, was er alles benötigt und beraten ihn eingehend. Dann stellen wir das Paket zusammen und daraus ergibt sich der Preis.

RUBENS: Wie groß ist Ihr Team?
Hoffmann: Derzeit gibt es elf Mitarbeiter aus verschiedenen Dezernaten. Wir alle verfügen über genug Erfahrung in Sachen Veranstaltungskonzepte. UNIversaal ist im Bereich Sonderdienstleistungen angesiedelt. Nach drei Jahren wird unsere Arbeit evaluiert. Wenn unser Angebot angenommen wird, was wir hoffen, verlängert sich die Laufzeit des Projekts.

Sommerfest
UNIversaal kümmert sich auch um das Sommerfest am 6. Juni. Am bekannten Rahmenprogramm wird sich nichts ändern. „Die Bands werden voraussichtlich Sebastian Sturm, Pamela Falcon, Black Fire, Schelmisch und andere sein“, sagt Dr. Martina Hoffmann. Es soll auch einen Kunst- und Handwerkermarkt geben sowie das traditionelle Fußballspiel der Professoren gegen die Verwaltung. „Die Gruppe Karibuni wird ihr vielfach ausgezeichnetes Weltmusik-Programm für Kinder vorstellen. Wir hoffen außerdem, dass der neue Asta mitmacht. Ihm würde wieder die Nordbühne zur Verfügung stehen“, so Hoffmann. Darüber hinaus soll der Weg von der U-Bahn zum Verwaltungsgebäude mit neuer Beleuchtungsdekoration verziert werden – und auch das Feuerwerk am Schluss wird nicht fehlen.
Infos: Dr. Martina Hoffmann, UV 3/340, Tel. -28007 o. –29576, Fax 32-14111, E-Mail: martina.hoffmann@uv.rub.de, Internet: http://www.rub.de/universaal.