Ausbildung an der RUB
Berufsausbildung an der Ruhr-Uni Bochum
Ausbildungsberufe
Ausbildungsberuf Bürokaufmann/frau
Bürokaufleute erledigen in Betrieben und Institutionen kaufmännisch-verwaltende und organisatorische Tätigkeiten von allgemeinen Verwaltungsaufgaben über die die Buchhaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zum Rechnungswesen und dem Schriftverkehr. Zudem kümmern sich Bürokaufleute um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um Bestands- und Verkaufszahlen. Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören. Um ihre vielseitigen Aufgaben effizient erledigen zu können, müssen Bürokaufleute Textverarbeitungs- und Tabellkalkulationsprogramme ebenso beherrschen wie E-Mail-Verkehr, Telefonanlagen und Faxgeräte.
Inhalte und Ablauf der Ausbildung
In Ihrer Ausbildung lernen die angehenden Bürokaufleute zum Beispiel:
- wie man Bürotätigkeiten plant, organisiert und durchführt
- welche bürowirtschaftlichen Arbeiten anfallen, z.B. Postbearbeitung, Registraturarbeiten, Führen von Karteien und Dateien
- was man für die Buchführung wissen muss, z.B. wie Belege erfasst oder Kontokorrent-, Bestands- und Erfolgskonten geführt werden
- wie man betriebliche Arbeitsaufgaben mithilfe von Bürokommunikationstechniken löst
- welche Einsatzbereiche der Datenverarbeitung es für kaufmännische Anwendungen gibt
- wie man die betrieblichen Arbeits- und Organisationsmittel handhabt, u.a. Büromaschinen und -geräte, Vordrucke und Vervielfältigungsgeräte
- wie man Daten für die Erstellung von Statistiken beschafft, aufbereitet und darstellt bzw. wie schon erstellte Statistiken ausgewertet werden
- wie Texte formuliert und gestaltet werden, und wie man Textverarbeitungsgeräte handhabt
- wie man Kosten und Erträge betrieblicher Leistungen darstellt
- welche Aufgaben bei der Kostenrechnung zu erfüllen sind
- welche Möglichkeiten der Personalplanung existieren
- welche Vorgänge im Rahmen der Personalverwaltung zu bearbeiten sind, z.B. Bearbeitung von Bewerbungen oder Personalunterlagen
- wie man die für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten erfasst und bearbeitet
- wie der Arbeitsablauf bei der Auftrags- und Rechnungsbearbeitung aussieht
- worauf es bei der Lagerhaltung ankommt und wie der Materialbestand erfasst, geführt und kontrolliert wird
- welche Aufgaben und Stellung der Ausbildungsbetrieb im gesamtwirtschaftlichen Zusammenhang hat und wie der Ausbildungsbetrieb organisiert ist
- welche gegenseitigen Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag entstehen
- berufsspezifische Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften anzuwenden
- welche Umweltschutzmaßnahmen zu beachten sind
- Rechnungswesen
- Informationsverarbeitung
- Datenverarbeitung
- Textverarbeitung
- allgemeine Wirtschaftslehre
- spezielle Wirtschaftslehre
- Buchführung
Tätigkeiten als Bürokaufmann/frau
Die Aufgaben von Bürokaufleuten sind vielfältig: Egal, ob es sich um die Gehaltsabrechnung in einer Großbäckerei, um die Buchhaltung in einem IT-Unternehmen oder um die Lagerverwaltung in einem Baugeschäft handelt - Bürokaufleute wissen, wie sie Tätigkeiten dieser Art zu bewältigen haben. Als Organisationstalente mit einem ausgeprägten Sinn für Ordnung behalten sie auch dann den Überblick, wenn das Telefon klingelt, ein Kollege dringende Arbeitsunterlagen benötigt und gleichzeitig die wichtige Kundenbesprechung für den nächsten Tag vorbereitet werden muss. Der Alltag im Büro ist ohne PC nicht vorstellbar: Bürokaufleute erledigen den allgemeinen Schriftverkehr und erstellen Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen zur laufenden Berichterstattung und Betriebskontrolle. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, sichten die eingehende Post, nehmen Aufträge entgegen, prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, Rechnungsunterlagen zusammenzustellen, Rechnungen zu schreiben, Zahlungsein- und -ausgänge zu prüfen und bei Zahlungsverzug Mahnungen zu verschicken. Für ihre tägliche Arbeit benötigen sie gute Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis, um aus großen Datenbeständen die für den jeweiligen Zweck wichtigen Daten herausfiltern und nutzen zu können. Fundierte Kenntnisse in der Standardsoftware, z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, aber ggf. auch in betriebsspezifischen Anwendungsprogrammen sind erforderlich.
- Aufträge und Rechnungen bearbeiten
- Zahlungs- und Liefertermine überwachen
- Aufträge entgegennehmen und bearbeiten
- Angebote unterbreiten und einholen
- Eingangsrechnungen kontrollieren
- Ausgangsrechnungen erstellen
- Zahlungen veranlassen
- Aufgaben in der Lagerwirtschaft ausführen
- Lagerbestände und -kosten unter den Gesichtspunkten Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit kontrollieren
- Liefertermine überwachen
- Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren ein- und auslagern
- Aufgaben im Personalbereich ausführen
- Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
- bei der Entgeltabrechnung mitwirken
- Steuern und Sozialabgaben abführen
- bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz und -bedarf mitwirken
- Arbeitsverträge ausstellen
- Arbeits- und Verdienstbescheinigungen erstellen
- Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen ausführen
- Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren
- Geschäftsvorgänge buchen
- Kostenrechnungen durchführen
- Kalkulationen nach Anleitung durchführen
- Finanzbedarf ermitteln
- Kostenentwicklungen verfolgen
Berufliche Weiterbildung
Nach der Ausbildung kann sich der Bürokaufmann oder die Bürokauffrau entscheiden, welche Einsatzgebiete für sie in Frage kommt und worauf er oder sie sich spezialisieren möchte. Das Spektrum reicht vom Finanz- und Rechnungswesen über das Personalwesen bis zur Sachbearbeitung.
Aufstiegsfortbildung
- Fachkaufmann/-frau
- Fachwirt/in
- Betriebswirt/in
Schulische Voraussetzungen
Für Bürokaufleute ist nach dem Berufsbildungsgesetz ist keine bestimmte Schulbildung vorgeschrieben. Für eine erfolgreiche Ausbildung wäre ein Schulabschluss mit guten Noten in folgenden Fächern aber von Vorteil:
- Mathematik
- Deutsch
- Englisch
- Wirtschaft
Information und Bewerbung
Ruhr-Universität Bochum
Dezernat 3/ Zentrale Ausbildung
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